スキャンとは


「スキャン(scan)」とは、「走査」「細かく調べる」という意味を持った単語です。 紙をスキャナーで読み取り、パソコンにデータとして取り込む作業のことを指します。

点や線を辿って得た色や形の情報を、画像として再現させる「スキャン」。 このページでは、自分でスキャンを行う際に知っておきたい基礎知識を紹介します。

スキャンのやり方


自分で機器を用意する場合はスキャナー・プリンター・コピー機を使ってスキャンする方法があります。
自分で機器を用意しない場合は、コンビニやスキャンサービスなどの手段があります。それぞれ詳しく紹介します。

プリンターでスキャンする

プリンターでスキャン
家庭用のプリンターでもスキャンが可能

自分でスキャンを行う場合、個人でもっとも多いやり方が、プリンターのスキャン機能を使った方法です。 家庭用のプリンターのスキャン機能も、解像度(※)が600dpi程度は選べるようになっており、個人で行うスキャンの範囲ではほぼ十分と言えます。
※解像度とは・・・「スキャンデータの解像度の選び方」で解説しています。

プリンターでスキャンする場合の手順

  1. PCを立ち上げる
  2. プリンターを立ち上げる
  3. プリンターの操作パネルの中から「スキャン」を選択
  4. スキャンする書類の種類「文書」「写真」などを選択
  5. スキャンしたデータを保存するパソコンを選択
  6. 原稿をセットしてスタートを押す
  7. 次の原稿があれば続けてスキャン、なければ終了ボタンを押す

コピー機でスキャンする

会社内の複合機
業務用コピー機でスキャン

企業でスキャンを行う場合に多いのが、業務用コピー機(複合機)を使った方法です。 ほとんどの複合機は、スキャンしたデータを印刷する(コピー)か、データとして送信する(FAX)か、保存するか(スキャン)の機能を有しています。詳しくは「スキャンとコピーの違い」でも解説しています。

コピー機でスキャンする場合の手順▼

  1. 複合機のガラスの上にスキャンしたい書類をセットする
  2. 複合機の操作パネルの中から「スキャン」を選択
  3. スキャンする書類の種類「文書」「写真」などを選択
  4. スキャンしたデータの保存先(USB/共有フォルダ/PC)を選択
  5. PC保存の場合は自分のPCを選択する
  6. スタートを押す
  7. 次の原稿があれば続けてスキャン、なければ終了ボタンを押す

スキャナーでスキャンする

スキャナー
スキャナーにしか実現できないスキャンも

スキャン専用の機器であるスキャナーは、プリンターやコピー機などの複合機のスキャン機能よりも鮮明な解像度を選べたり、複合機ではスキャンしづらいものを読み取ることも可能です。 スキャナーには以下のような特徴をもったものがありますので、用途に合わせてスキャナーを選びます。 スキャナーは購入するか、または業者からレンタルする方法もあります。

  • 4800dpiなど、ネガフィルムなどにも対応できる解像度
  • 異なるサイズの書類をまとめてスキャンできる
  • 原稿送り機能がついている
  • 大判サイズ対応
  • 厚い本を見開きのままでスキャン

スマホでスキャンする

iPhoneでスキャンアプリを使用してスキャン
スマホにアプリを入れると立派なスキャナーに

スマホのカメラで書類を撮影して、スキャナー代わりにすることもできます。 斜めに撮影した書類をまっすぐに補正する機能や、複数の画像を1つのPDF文書に変換する機能、OCR機能(※)などがついたスキャン用アプリをスマホにインストールすると、スマホカメラでも文書を美しくスキャンすることができます。

※OCRとは・・・「OCR機能の設定」で解説しています。

スキャンしたデータもスマホ本体に保存する以外に、メールで送信、他のアプリで共有、クラウドに保存など、様々な選択肢があります。 現像された写真をスマホカメラで撮る専用の、LED照明付きのカバーなども発売されています。

コンビニでスキャンする

ローソンでスキャン
コンビニに設置してあるマルチコピー機でスキャン

コンビニに設置してあるマルチコピー機でもスキャンを行うことができます。

セブンイレブン、ローソン、ファミリーマート、サークルKサンクスでは、1枚30円でスキャンできるそうです。

基本的に、自分で持ち込んだUSBメモリーにデータを保存します。

スマホにデータが保存できるのはセブンイレブンのみで、スマホに「セブン−イレブン マルチコピー」というアプリをインストールしておく必要があります。

スマートフォンへの保存、USBメモリーへの保存、どちらの場合でもスキャンの設定は自由に選ぶことができますが、空き容量によって保存できるデータの量が違いますので、マルチコピー機に表示された空き容量を確認してからスキャンを開始するようにしましょう。

カラー、白黒どちらでスキャンしても料金は変わりません。

スキャンデータのファイル形式は「JPEG」「PDF」「高圧縮PDF」のいづれかより選択します。写真ならJPEGを、書類ならPDFを選びましょう。書類の枚数が多くて保存の容量を節約したい場合には高圧縮PDFを選びます。

画質は「ファイルサイズ優先(200dpi)」「標準(300dpi)」「画質優先(400dpi)」から選べます。

画質の選び方については、「スキャンデータの解像度の選び方」で解説しています。

スキャンサービスを利用する

スキャンサービスを利用する
セルフスキャンができる場所

コンビニのマルチコピー機を利用するように、機器だけが置いてあるスペースがあります。「キンコーズ」に代表されるセルフスキャンのサービスです。

窓口に原稿を預け、作業を依頼できるところもあります。

キンコーズでセルフサービスの場合、料金は白黒で1枚9円~、カラーの場合45円~となっているので、白黒でよければコンビニのスキャンよりも安上がりになりそうです。

専用の機器を置いてあるため、高い解像度を選べたり、保存できるファイル形式の種類が豊富であったり、マルチコピー機では難しいスキャンに対応している場合もあります。

公共の公民館や区民センターなどでも、スキャナーを設置していることがあります。地元の行政施設に確認してみましょう。

スキャンサービスを利用する

スキャン代行業者のイメージ
大量の書類はスキャン業者に依頼

自分でスキャンをしようとしても、本の裁断が難しかったり、あまりに量が多く時間が掛かりすぎて、途中からスキャン代行サービスに依頼する人も多いようです。 個人でスキャンする本などは1冊100円(350ページまで)や、ページ制限なしで1冊150円などの料金設定があります。

スキャン代行サービスの流れ

ネットで注文してから、 入金→原稿の発送→スキャンしたデータの納品(メール・DVD-R・USBメモリなど) という流れになっており、著作権を保持していない印刷物の場合はスキャン後に破棄されるのが基本です。

スキャンする時の設定


スキャンを行った後に、スキャンしたデータがパソコンのどこに保存されたかわからなくなってしまうことがあります。また、スキャンしたデータが荒くて読めなかったり、逆に大きすぎるということも起こります。自分でスキャンを行う場合に、知っておきたい基本の設定を解説します。

スキャンしたデータはどこにある?(保存先フォルダの設定)

Windows10のデスクトップのドキュメントフォルダ
スキャンデータどこに行った?

接続しているパソコンが1台の場合、WindowsでもMac OSでも、デフォルトの設定の多くは「ピクチャ」か「ドキュメント」のどちらかです。

保存先のフォルダを指定したい場合

パソコンから複合機(またはスキャナー)の設定を変更する必要があり、メーカーごとにツールが違います。 sharp「ネットワークスキャナーツール」
リコー「Control Center 2」
キヤノン「IJ Scan Utility」
ブラザー「ControlCenter4」
メーカー・機種名で検索して、設定方法を確認します。

複数のパソコンが接続されている場合

複合機(またはスキャナー)の操作パネルから、「スキャン」を選択した後、「保存先」「転送先」「パソコンを選択」などのボタンを選択すると、複合機と接続しているパソコンを選択することができます。

スキャンデータの解像度の選び方

スキャン解像度の解説
スキャンデータの解像度の目安

解像度とは、一言で言うと画像の「粗さ」「細かさ」です。 複合機(またはスキャナー)の設定で解像度の数字を大きくするか小さくするかで、スキャンしたデータの見た目が変わります。

数字を大きくすればより細かくスキャンしますが、その分情報が多く、データの容量が大きくなりメールで添付して送ろうとすると重すぎて送れないというようなことが起こります。

数字を小さくすればデータの容量は軽くなりますが、印刷をした時に荒くて見えづらくなるというようなことが起こります。

スキャンデータの解像度は、下記を目安に設定すると良いでしょう。
文書 : 200 ~ 300 dpi
写真 : 300 ~ 600 dpi
ネガフィルム : 1200 ~ 4800 scan_dpi

スキャンデータのファイル形式の選び方

スキャンしたデータのイメージ
PDFかJPGがメイン

プリンターやコピー機などの複合機では、PDFかJPGのどちらかを選択することが多いです。一般的な用途のスキャンの場合、書類はPDF、写真や画像はJPGと覚えておけばOKです。

その他のファイル形式

スキャナーの場合は、保存できるファイル形式は他にもいくつかあります。ただし、このファイル形式でないといけないという理由があれば選ぶ、という認識で十分です。
PNG(ピング)・・画像向き、背景を透過できる
TIFF(ティフ)・・文書向き、白黒のみ
BMP(ビーエムピー)・・画像向き、高画質

OCRの設定

OCRとは
OCR=Optical Character Recognition

OCR(オーシーアール)とは、「文字」を認識すること。

OCR機能を利用すれば、書類に印刷されている文字を読み取って、テキスト化することができます。

テキスト化できれば、データを整理することができたり、文章の中にある言葉を検索することができるようになります。

複合機では、OCR処理までできるスキャン機能は多くありません。この場合はOCRソフトなどを使用して、スキャンした後にテキスト化します。

スキャナーの場合は、OCRを設定することができる機種が多く出ています。また、スマホのスキャンアプリでもOCR機能を売りにしているものも多くあります。

スキャンとコピーの違い

スキャンとコピーの違いを解説
スキャナー+プリンター=コピー機

スキャンは、データを読み取って保存します。これは「入力」の行為です。

スキャンしたデータをプリントアウトする時にはプリンターを使います。これは「出力」です。

この「入力」と「出力」どちらもできるのがコピーです。スキャナーとプリンターの機能を一度に行えるようにしたものがコピー機、ということですね。

コピーは最初にスキャンを行っており、コピー機本体にスキャンしたデータを保存しています。一度読み込んだら何枚でも出力できるのはそのため。

データを残すのがスキャン、と思われがちですが、業務用複合機などはパソコンに保存しなくても複合機本体のHDDにデータが残っていることがあります。複合機を売りに出す場合などは、データを初期化するなど対策をしましょう。

スキャナーの種類


レンタルすることも可能なスキャナー。スキャンしたい書類に合わせて、様々な種類のスキャナーが登場しています。

フラットベッドスキャナー

フラッドベッドスキャナー
ガラス面が特徴のフラッドベッド
引用元:サンワダイレクト

平らなガラス板の上に原稿をセットするタイプのスキャナー。 コンビニのマルチコピー機と同じ、馴染みのあるタイプです。家庭用プリンターは基本的にこのフラッドベッドタイプです。

シートフィードスキャナー(ドキュメントスキャナー)

シートフィードスキャナー
原稿送りができるシートフィードスキャナー
引用元:富士通

シートフィード(原稿送り)の機能がついていて、大量の書類を一気にスキャンするのに向いています。

ポータブルスキャナー(ハンディスキャナー・ペン型スキャナー)

ポータブルスキャナー
バッテリー内蔵のポータブルスキャナー
引用元:サンワダイレクト

持ち運びできるタイプの小型スキャナー。スキャナー本体を手で持って原稿を読み取るバー型もあれば、1枚ずつ吸い取って読み込ませるタイプや、一行ずつ文字をなぞるペン型、マウス型などがあります。

専用スキャナー

名刺スキャナーとフィルムスキャナー
特徴のある専用スキャナー

決まったものをスキャンするための専用スキャナーも色々あります。

名刺スキャナーなら、あとから文字データで検索できるようにOCR機能がデフォルトでついています。

フィルムスキャナーなら、様々なフィルムのサイズに対応し、美しい色彩を出すことに重点が置かれています。

すべての書類に最適なスキャンを


書類に対して、どのスキャナーを使用してどの設定でスキャンするのが最適なのかは、書類の種類だけでなく、利用する人の希望、環境、場合によっては法律などが関係しています。

電子データ化センターは、法人専門でスキャン代行を承っています、社内の環境などもしっかりヒアリングしたうえで、もっとも適した方法で社内の書類をスキャンします。

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