デジタル化をもっと知りたいあなたへ


デジタル化の推進企業は、9割に肉迫してきています。
デジタル化ができていない企業は、時代遅れと言われてしまうでしょう。
しかし、そもそもデジタルとは何のことを言うのでしょう?
また、会社がデジタル化することでどんなメリットが生まれるのでしょうか?
実際の企業のデジタル化の実例や注意点などもご紹介します。

アナログからデジタルへ


フィルムカメラがデジタルカメラになったり、レコードがCDになったり、水銀の体温計が電子体温計になったり、身の回りのデジタル化の例を挙げるとキリがないほどです。

そもそも「デジタル」とは、情報を0や1の数字で表現することです。

数字で表現されたもの(デジタル化されたもの)を、人の目や耳でも理解できるようにするには、デジタルカメラ本体や、CDプレイヤーなど、何かしら専用の機械が必要になります。

パソコンとその中のソフトや、スマートフォンとその中のアプリなども、デジタル化されたものを視覚的・聴覚的に伝わるようにするためのツールの1つです。

アナログなものがデジタル化し、そのデジタル化したものがさらに進化していくことは「デジタル革命」と呼ばれます。

デジタル化とは


デジタルのデータを作るには、もともとアナログだったものをデジタルにする(手書きの書類をスキャンしてデジタルデータにする)方法と、はじめからデジタルで作成する(エクセルやワードなどで資料を作成する)方法があります。

「デジタル化」と言うと、主に前者のアナログデータを変換してデジタルデータにすること指します。

手書きの書類を写真に撮ってJPGファイルにするのもデジタル化ですし、スキャンしてPDFファイルにするのもデジタル化、文字を読み取るソフト(OCR)を使って、書かれている文字をテキストデータにするのもデジタル化です。

ひとつのものをデジタル化するとしても、いくつかの方法がありますので、用途を考えて、どの方法でデジタル化するのがよいかを考える必要があります。しかし、複数ページを1ファイルにできることなどの利点から、書類をデジタル化するにはPDFにする方法が主流です。

デジタル化のメリット


遠隔地との情報共有

デジタルデータは、紙媒体に比べて、速報性が高いことが大きなメリットです。書類を届けるのには時間のかかる遠くの支社でも、出張先でも、海外でも、デジタル化されたデータならすぐに情報を共有することができます。

検索しやすい

検索しやすい

資料が紙や本である場合は目で探すしかありませんが、デジタル化されていれば、ファイル名で検索すればすぐに見つけることができます。デジタル化されたファイル内の本文もテキストに(OCR化)していればファイル名検索のみでなく、本文内の文章を全文検索することも可能です。 デジタル化することで、業務時間内で資料を探す時間を大幅になくすことができます。

少ない空間で保管できる

紙で保管されている資料は、明らかに保存のための場所を取ります。資料や書類、書籍などをデジタル化すると、ハードディスクやクラウドに保存することができるようになり、社内から本棚をなくすことも可能です。本棚や資料室などの「置き場所」に割いていた場所代を削減できたり、ワークスペースやゆとりの空間として活用できるようになります。

劣化しない

資料が紙や本である場合は目で探すしかありませんが、デジタル化されていれば、ファイル名で検索すればすぐに見つけることができます。本文もテキスト化していれば、本文内に含まれるテキストで全文検索を行うことも可能です。デジタル化することで、業務時間内で資料を探す時間を大幅になくすことができます。


再加工しやすい

写真も、JPG(ジェイペグ)やPNG(ピング)などデジタル化することができ、デジタル化した写真は、加工ソフトで簡単に加工・補正できます。書類や資料などもデジタル化していれば修正や加工が簡単に行えます。

情報漏えいリスク低減

盗み出そうという悪意に対しては、紙に印刷された情報もデジタル化された情報も、どちらもセキュリティ対策が必要になりますが、紙の情報はうっかり落としてしまったり、忘れてきてしまったりというミスが発生しやすく、その場合、悪意のない人にも簡単に見られてしまいます。

デジタルデータはファイルごとにパスワードをつけたり、セキュリティを高める策が複数あります。対策をきちんと行うことで、情報漏えいのリスクはデジタル化することで低減させることが可能です。

必要経費削減

紙の資料を置くための場所代を削減できるだけでなく、デジタル化を行うことで、コピー機のレンタル費用などの経費も削減できます。資料をコピーして、資料を後から探しやすいようにインデックス順に本棚に置くというような、人の手がかかっていた作業を効率化でき、人件費までもが削減につながります。

環境保全

環境省は「経済のグリーン化」「環境配慮経営」を掲げ、事業者が環境に配慮した経営をすることを勧めています。 温室効果ガス25%を削減目標にしている日本で、地球環境の保全は企業の責任の一つです。 企業ができる取り組みの一つがデジタル化です。 デジタル化を企業が実施することで、紙の使用量を減らすことができます。 ペーパーレス会議などのデジタル化を実現することは、企業の経費だけでなく、温室効果ガスの削減にも繋がっているのです。

デジタル化のデメリット・注意点


見づらいことがある

メガネデジタル化した場合、元の紙のサイズやスキャン時の設定によって、見やすさが左右されることがあります。解像度300dpiでスキャンした書類を、解像度100dpiのPC画面で見た場合に大きくなりすぎる等。印刷での出力の可能性などを踏まえた上で、適切な解像度設定を行って解決させます。

メモがとりづらい

メモデジタル化されたデータは、会議中などに直接メモを書き込むことが、紙に比べてやりづらいです。デジタルデータに直接メモができるツールを利用することで解決できます。

システムやネットワークの影響を受ける

ネットワーク断絶デジタル化されたデータは、PCやタブレット、スマホなどの機器を通して読むことになります。また、データを送ったり、データにアクセスしたりするときにインターネットを経由することも多いです。それらの機器やシステムが使えなかったり、ネットワークが断絶されている時などデータが開けなくなるというような影響があります。

デジタル化の活用例


デジタル化で人脈構築のスピード化

デジタル化で人脈構築のスピード化

人脈が社員それぞれの属人的になっていることに問題を感じていたA社。

名刺をまとめてスキャンし、デジタル化して可視化するようにしたところ、「新しい企画は、○○社の○○さんにぴったりなのでは?」「○○社の人と知り合えたなら、××課の製品を試してもらいましょう」と、新しい提案が出てくるようになりました。

アナログな時代に多かった「急いで○○さんと連絡が取りたいのに、○○さんの連絡先を知っている社員は外出中!」というような出来事も、 山のような名刺からちまちまと1枚の名刺を探す作業も、「どちらが新しい名刺なのかわからない!」というような悩みも、 名刺のデジタル化で、すべて無くなりました。


デジタル化で社員学習

デジタル化で社員学習

長い歴史のあるB社。古い社報はもう1部ずつしか残っておらず、経年劣化が激しく、貸し出しは難しい状態でした。

社報をすべてデジタル化して共有したところ、社員研修でも紹介できるようになり、興味を持った社員が空き時間を利用して会社の歴史を学ぶようになりました。

日の浅い社員でも、古い馴染みのお客様と話が弾むようになり、「以前あったあの製品はもうないの?」と聞かれた際、社報の写真で確認。どこかどう良かったか詳しく話を聞くことができて、そのまま受注につながったそうです。


デジタル化で営業成績向上

デジタル化で営業成績向上

営業マンがこれまで持ち歩いていた、大きな図面や古地図。

図面ケースを持って電車移動は大変で、かつ、古い図面が資料として社内で場所を取っていたC社。

図面をまるごとデジタル化することで、何件回ろうが、持つのはタブレットPCだけで済むようになりました。

資料として保存されていた古い図面も、ネットワーク上のクラウドにアップされたため、営業先でも話の流れのまま、過去の事例として古い図面を紹介することができるようになり、営業がスマート&スムーズになりました。

これまで図面が山となっていた場所は、ゆったりしたソファーとコーヒーマシンを置いて、ゆとりの空間として生まれ変わりました。

デジタル化推進の流れ


企業がデジタル化していくことは、現代は当然の流れです。
日本の行政でさえ、デジタル化は1994年(平成6年)から計画が立てられ始め、
平成11年(1999年)には電子政府の実現が目標とされ、
実際に平成15年までに電子政府の基盤が構築されました。
一般企業では88%がデジタル化を「推進している」と回答しています。

2017年CDO調査デジタル化の推進状況

2017年CDO調査デジタル化の推進状況

引用元:Strategy&

デジタル化のための「CDO」という役割


デジタル化ができていない企業では、CDOという役割が設置されることもあります。CDOとは、Chief Digital Officer(チーフデジタルオフィサー)の略で、デジタル化を行うための最高責任者という意味です。

どういった部分をデジタル化することで顧客満足度が上がるのかを考え、社内の人間のスキルも理解し適切なバランスでデジタル化を進め、デジタル化のポリシーとリテラシーを社内に定着させていきます。

CDOを設置するのは、デジタル化のために新しくプロジェクトチームを結成するほどの大企業の場合です。テクノロジー系でない職種の場合は特に、デジタル化も大きなプロジェクトになります。

その大きなプロジェクトを実施しなければならないほど、デジタル化は現代企業の常識と化してきているのです。

デジタル化のための法律


法人税に関わる書類は1965年に施行された「法人税法」で、所得税に関わる書類は「商法」や「有限会社法」などをまとめた「会社法」で、保存が義務付けられています。 企業は7年間、または10年もの長い期間、さまざまな書類を保存しなければいけません。 領収書や現金出納帳はどんどん溜まり、保存期間5年でよかったものも7年になったりと、事業者たちを悩ませていました。 困っていた事業者を救ったのが1998年の「電子帳簿保存法」、書類の電子保存の要件がまとめられた新しい税法に関わる関連法令です。

2004年には、これまで「紙」での作成や交付等が義務付けられていた文書や書類も、 電子データでの保存を容認す「e-文書法」が制定され、2005年に施行されました。

「電子帳簿保存法」も時代に合わせて改定が行われ、厳しかったスキャナ保存の要件も緩和されて実用的になっていきました。

「電子帳簿保存法」と「e-文書法」が施行されたことが、書類のデジタル化を加速させるアクセルになったことは間違いありませんが、 そもそも、日本の企業がデジタル化してきている背景を受けての法律です。 21世紀に入る前から、デジタル化は国を挙げて着々と推進されているというわけです。

「電子帳簿保存法」と「e-文書法」の内容ついては「5分でわかる電子化とe-文書法」のページで紹介しています。

適切なデジタル化を


電子データ化センターは、企業専門のスキャニングサービスを行っています。
書類の種類・用途に合わせたスキャンを行います。
まずは貴社へお伺いし、デジタル化のお見積もりからスタートいたします。
デジタル化する書類の梱包・引き取りサービスもあります。
大量の書類のデジタル化もお任せ下さい。

まずは気軽に お問い合わせを
  • 電子化の必要性は分かるが、しっかりと電子化してもらえるか?
  • 機密書類を安心して安心して任せられるのか?
  • 費用はいったいどの位かかるのだろうか?
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等々、電子データ化を通じてお客様のお困り事項を解決いたします。
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