今更聞けないペーパーレス化の基本


日本では、ペーパーレス化した仕組みを利用して生活することが当たり前になっています。

そもそもペーパーレス化とは?企業がペーパーレスを実現する際に気をつけたいことは?

このページでは、今更人に聞けないペーパーレス化の基礎知識を紹介します。

ペーパーレス化とは?


ペーパーレス化の事例
紙を使わないペーパーレス化

Paperless(ペーパーレス・ペーパレス)はその単語の意味する通り、紙を使わないこと。

まったく使わない、もしくは紙の使用量が減るような対策・状態のことを指します。

ペーパーレスの「レス」は、コードレスの「レス」と同じ単語です。

物の仕組みが「デジタル化」されたことで、結果としてペーパーレス化が進んでいます。

意図的にペーパーレス化を行うため、企業が紙の「電子化」を行う流れが常識になってきています。

断捨離という考え方が広まって、個人でペーパーレス化を行う人も多くいます。

気が付けば、私たちの身の回りもどんどんペーパーレス化しています。

ペーパーレス化の事例

取扱説明書のペーパーレス化

携帯電話などの電化製品の使用方法を書いた説明書、最近ではダウンロードして読む方法が多くなりました。
何百ページもある説明書を配らなくなった、まさにペーパーレス化ですね。

切符・搭乗券のペーパーレス化

電車に乗るとき、これまで紙でできていた切符を買っていましたが、ICカードで乗車できるようになり、切符の使用が減りました。飛行機の搭乗券もスマホのQRコードなどで可能となり、紙を使わなくても搭乗手続きができるようになりました。
切符がICカードで代用できることはペーパーレス化ですが、支払いに現金を使わずにカードなどで済ませることは、「キャッシュレス」と言われます。

手紙のペーパーレス化

メールやLINEが登場して、葉書・封書がペーパーレス化しています。

お絵描きボードのペーパーレス化

子どものお絵描きも、タブレット登場より前にお絵描きボードでペーパーレス化が進んでいました。

本のペーパーレス化

ペーパーレス化の代名詞かもしれません。実際には紙の書籍はまだまだ人気はありますが、電子書籍の市場規模は年々拡大しているようです。

紙の書籍の売り上げは世界的に減少傾向が続いている。2011年から15年までに市場は8%ほど縮小した。一方、電子書籍の売り上げは同じ期間に2.5倍に拡大した。

日本経済新聞
資料・テストのペーパーレス化

子供達が通う学校や塾で、参考書や勉強のための資料が電子化していたり、テストがタブレットで実施されているところも増えています。

ペーパーレス会議とは?


ペーパーレス会議の基本は、会議用の資料を、紙に印刷せずにデータ化して配布することです。

ペーパーレス会議をどのように実現させるか、いくつかの手段がありますので、どの方法がご自身の会社に向いているかを検討します。 会社の会議室のサイズや、用意できる設備、どれほどの期間をかけて実現させるかなどで、どういった方法を取るか変わってくるはずです。

データ化した資料を、個人のデバイス(ノートパソコンやタブレット)で開いて、それぞれが画面を見ながら会議を行うパターンもあれば、スクリーンや大きなモニターに映し出し、その1つの画面を全員が見ながら会議を行うパターンもあります。

手元でメモを取る場合に、パソコンを打ち込んでメモする人、メモアプリを使用して手書きメモをデジタルで保存する人、メモだけは実際の紙で取る人、PDFに直接書き込めるメモツールなどを利用する人、好みは様々です。

大きな企業になると、より安全に、よりシステマチックに進行できるように、ペーパーレス会議システムのサービスを利用する場合があります。サーバーのセキュリティシステムや、資料の閲覧・書き込みの有料ソフトの導入、遠隔会議用ツールなど、より高度なペーパーレス化実現のための有料サービスです。

電子化されたホワイトボードも、必要に応じて導入を検討するところも多いでしょう。

どういった会議を実現させたいかによって、どこまでペーパーレス化、電子化させていくかの目標を設定します。

ペーパーレス会議の様子
どのようなペーパーレス会議を目指す?

ペーパーレス化のための注意点


ここでは、まずペーパーレス会議の初歩・・・印刷資料を配るのをやめ、会議出席者それぞれのデバイスでデータ化された資料を閲覧するまでのペーパーレス会議実現のための手順、チェックポイントを紹介します。

使用するデバイスの確認

ペーパーレス化したことで、資料の閲覧にはデバイスが必要になります。出席者がそれぞれデバイスを持ち込む場合、使用者が資料を問題なく閲覧出来なければなりません。

ワードやエクセル、パワーポイントで資料を作成するのもペーパーレス化の一つですが、資料を開くのにどういったソフトが必要で、出席者のデバイス(タブレット)でファイルが開けるかは確認しておく必要があります。

資料がPDF化されていれば、ほとんどのデバイスで閲覧が可能です。

数種類のデバイス
デスクトップからスマホまで

データのセキュリティを設定

ペーパーレス化に伴い資料がデータになります。ペーパーレス化したデータをメールで送る場合には、そのファイルにパスワード設定を行って送るなど、 インターネット経由でデータが漏れることのないよう、留意する必要があります。

クラウドにアクセスしペーパーレス化した資料を閲覧させる場合、誰でも見れるようでは問題ですので、アクセス権限の設定を行います。

フォルダと鍵
セキュリティ設定を行いましょう

会議室の電源の確保

当たり前のように思われますが、ペーパーレス化の意外な落とし穴です。

会議の開始時間になっているのに、電源が足りなくてタップを探して運んでくる、というような時間のロスが実際に起こっています。

電源を全員が利用しても不足しないように、会議室の電源数を確保しておきます。

充電器と電源タップ
電源の確保は基本

万一に備える

いざ会議を始めようとしたとき、システム障害が起こってネットが繋がらず、資料にアクセスできなくなってしまってはどうしようもありません。ペーパーレス化の大敵がシステム障害です。

万一の場合でも、せめてスクリーンには映し出せるように、プレゼンする本人のPCにはオフラインで資料を保存しておいたり、一部印刷しておくなど、問題が発生しても会議を進めることができるように準備をしておくと安心です。

インターネット上の資料
ネットワークが繋がらない場合は?

ペーパーレス化が失敗する原因


紙資料と電子化資料
やはり紙のほうがいい!と言われてしまうパターンとは

社員のITリテラシー

パソコンの操作に慣れない人に、いきなりペーパーレス化を押し付けても、操作も慣れずケアレスミスが起きやすくなります。

結果、データベースにあるはずの資料を見つけられない、開けない、加工しづらいというような意見が出てきて、紙の資料に戻してほしいという要望が上がってきたり、社員が自分で印刷してしまったりというような状況が発生して、ペーパーレス化が失敗することが多くあるようです。

電子化された資料をディスプレイで見る場合、実際、紙を見るときよりも一覧性は低く、疲れやすいというのは実際に言われていることです。

「やっぱり紙のほうがいい」という意見が出てしまうことも当然のことですので、ペーパーレス化にはどういった利点があるのかをしっかり伝え、その利点を活かすことができるようにリテラシーを上げることが大切です。

デバイスが利用者の実情に合わない

紙で持ち歩けないと不便だと主張する人がいます。

製造の現場やストックの倉庫、外回りのセールスやサービス業務の現場にいる、動き回る必要のある人たちに、どのようなデバイスを利用してもらうかが大切です。

また、デバイスに合わせたデータの形式になっていると、より現場の人たちに活用されやすくなります。

デバイスやデータが実際に働いている人たちに活用されなければ、ペーパーレス化の投資がすべて無駄になってしまいます。

検索用単語の表記ゆれ

ペーパーレス化のメリットのひとつとして、検索性が高いことが挙げられます。

ただし、単語のルールが明確になっていないと、検索が迷子になることもありえます。

同じ語句でも送り仮名が違ったり旧漢字であるなど、書き方が違えば(表記揺れがあると)、検索でヒットしなくなってしまいます。

起こりがちな表記ゆれとして、会社名をアルファベットで記載するか、日本語で記載するかです。 アルファベットか、日本語か、日本語も漢字なのかカタカナなのか平仮名なのか、その違いで検索を数度行う必要が出てきてしまいます。他にも、日付で検索する可能性があるなら、日付も「平成30年1月2日午後3時4分」「2018/01/02 15:04」など様々な表記があります。

タイトル(見出し)のつけ方を統一するなどして、より検索しやすくしておくことが、ペーパーレス化のメリットをより高めることにつながります。

逆に言えば、こういったルールが明確になっておらず、共有されていない場合、「検索できない」というような意見が出てきてしまいます。

社内のリテラシーとデバイス


ペーパーレス化は、必要なものを必要な形で電子化すること以外に、社内のリテラシーとデバイスの設定も重要なポイントになります。

電子データ化センターでは、企業にある紙媒体を確認し、見積もりを行います。

効率的な電子化を検討し、タブレット向けのデータ保存も可能です。社員の方々へのタブレットの使い方のレクチャーも行っており、失敗しないペーパーレス実現に向けて、様々なご相談を受け付けます。

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