電子化とデジタル化


まずはじめに、「電子化」という言葉について、「デジタル化(デジタイズ)」はどう違うのでしょうか?

「デジタル化(デジタイズ)」はアナログ時計がデジタル時計になったり、VHSテープがDVDになったりというあらゆる機器やツールで使われる言葉です。

「電子化」も「デジタル化(デジタイズ)」と同様の使い方をされることもありますが、多くは、書類をスキャンして、PDFやJPGなどにして、パソコンで見れるようにすることを指します。

このページでは、書類電子化に際して必要となる最低限の知識を簡単にまとめました。

電子化でよく使われるファイル形式


PDFやJPG
複数のファイル形式から最適なものを選択

書類・文書電子化の際に、パソコンに保存するファイルの形式を選ぶことができます。

電子化のデータで、一般的によく使われるファイルの形式は、PDF(ピーディーエフ)、JPG(ジェイペグ)、PNG(ピング)があります。

他にもいろいろな特色をもったファイルの形式がありますが、主に使われるこの3つをまずは押さえておきましょう。

電子化の基本となるこの3つのファイルの特徴を、簡単に紹介します。

PDF(ピー・ディー・エフ)

書類・文書電子化に最も多く使われる形式です。

PDFは、ほとんどのPCで開ける点、1つのファイルに複数ページ保存できる点、基本的にはあとから改変ができない点が利点です。

PDFの特徴
複数ページ保存できるPDF

JPG(ジェイペグ)

パソコン画面で「写真」を表示しているとき、この写真ファイルはほぼこのJPG形式と言っていいでしょう。

JPGは、1つのファイルに1つの画像しか保存できないため、2ページ目、3ページ目などがある書類を保存するのには向きません。JPGは、パソコン以外でもデジタルカメラで読み込んだり、スマホでも開くことができたりします。解像度が高い(細かくて美しい)画像になると、データが重たくなります。電子化されたデータは、重たくなると、メールで送受信したりスマホで表示させるのに問題が起こることがあります。 データを軽くするために、JPGの解像度を落としたり圧縮したりすると、もとの画質に戻れなくなるので、データをコピーして加工することが推奨されています。

JPGの特徴
画像向きのJPG

PNG(ピング)

PNGはJGPと違って劣化しない、つまり、一度圧縮しても元に戻すことができるという特徴があります。

また、PNGは背景を透明する処理ができるため、写真を加工したりする際にもよく使われます。JPGと比べてPNGは多少データが大きくなるデメリットがありますが、大きなデータでも比較的表示されやすい環境が整ってきた(ガラケーからスマホになる等)ため、インターネット上に写真を置く場合の主力になりつつあります。

PNGの特徴
劣化しづらく透過できるPNG

電子化の方法を定めた「e-文書法」と「電子帳簿保存法」


企業が書類を電子化する際、その書類の種類によっては、どのような形でなければならないというルールが定められているものがあります。

似たような法律に「電子帳簿保存法」というものもあります。

なぜ、書類を電子化するだけで、このような法律が必要なのでしょうか?

そして、企業が文書を電子化する際、この法律のどのポイントを押さえておく必要があるのでしょうか?

e-文書法と電子帳簿保存法
電子帳簿法は広義ではe-文書法のひとつという考え方も

e-文書法の影響

これまで「紙」で保存しなければいけないと決められていた文書が、PDFなどのデータで保存してもOK、と決めているのが電子帳簿保存法とe-文書法です。

1998年に電子帳簿保存法が施行され、もう20年が過ぎようとしています。

このような法律が施行されたのは、コスト削減だけでなく企業競争力の強化も目的とされています。

書類を電子化する際の規制は2015年と2016年に大幅に緩和され、今や9割近い企業が電子化を進めており、書類の電子化はもはや当然の流れです。

では、現在社内にある紙の資料を電子化するために、この法律をどこまで理解しておく必要があるのでしょうか?

e-文書法と電子帳簿保存法の歴史
法律が改正され、より実用的になった書類電子化

「e-文書法」概要つまみ読み

電子帳簿保存法については経理担当者はしっかりと把握しておく必要がありますが、企業が保存している書類を電子化するために、e-文書法を全部理解しておかなければいけない、と言われるとちょっとハードルが上がります。

企業が電子化を行うにあたって、最低限把握しておきたいルールはどういったものでしょうか?

e-文書法の対象になる文書は?

「法人税法」や「会社法」によって保存が義務付けられているすべての文書が、e-文書法の対象です。

逆に言えば、民間企業が保存を義務付けられていない文書・書類は電子化に要件は無く、用途に応じた電子化を行えばOKです。

会社が保存すべき文書
電子化のルールがある文書

電子化のための4つの要件

電子化には4つの条件があります。

  1. 見読性(電子化されたデータがちゃんと読める)
  2. 完全性(電子化されたデータに対して、改ざんや消去があった事実を確認できる)
  3. 機密性(電子化されたデータは、アクセスが制限されている)
  4. 検索性(電子化されたデータを検索できる)
見読性の具体例

例えばイメージスキャナの階調や解像度の設定など。

経済産業省では、カラーで読み取る際には256 階調で150dpi 以上といった目安を提示しています。

引用元:文書の電子化・活用ガイド - 経済産業省

電子化の要件
見読性・完全性・機密性・検索性

企業の対応


保存が義務付けられているすべての文書が対象です。

逆に言えば、民間企業が保存を義務付けられていない文書・書類は電子化に要件は無く、用途に応じた電子化を行えばOKです。

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用途に応じた電子化を


電子データ化センターでは、文書の種類に合わせて必要なスキャンを選択します。

e-文書法や電子帳簿保存法で、保存方法の要件のある書類は要件を守って電子化を行います。

社内で利用する書類も、印刷の必要に応じた解像度を設定したり、閲覧するデバイス(パソコン・タブレット・スマホ)に合わせたサイズで電子化を行い、業務効率化に役立ちます。

まずは無料で電子化のお見積りに伺います。

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