わかりやすく解説するPDF化


社内の書類をPDF化しようすると、「PDF化でどんなメリットがあるのか?」
「PDFは安全なのか?」「そもそもPDFとはなんなのか?」と、
「PDF化」の説明を求められることもあります。
デジタルが苦手な人にもわかりやすく、PDF化についてわかりやすい言葉で解説します。

初心者にわかりやすく解説する「PDF化とは」


PCソフトで作成した電子ファイルは、作成した環境と閲覧する環境が違えば、見た目が変わってしまうことがあります。また書き換え可能なので上書きで書き換えられてしまうこともあります。

適切なソフトウェアが設定されていなければ、電子ファイルを閲覧できないこともあります。閲覧できたとしても、文字コード設定の違いにより文字化けして読めないということも起こります。

また、Office(エクセルやワード)で作ったファイルを相手に送ったとき、相手がOfficeと互換性のあるソフトを持っていないため開けない、というような事態は昨今でも良く生じることです。

今はOfficeと互換性のある無償ソフトが増えましたが、それでも、特別なフォントを使用してファイルを作成すると、相手がそのフォントを持っていない場合は見た目がまるっきり変わってしまう場合があります。

Office等で作ったファイルでもPDF化することで、互換性のあるソフトを所持していない相手でもファイルを開くことができますし、フォントを持っていなくても見た目を変えずに共有することが可能です。

仕事上、社内スタッフややクライアントと共有することの多いPDFファイルについて、具体的かつできるだけシンプルに解説していきます。

PDFを簡単に説明すると

ビジネスマンとPDF化
PDF化をわかりやすく解説する

まず、PDFとは何でしょうか?簡単にわかりやすく解説します。

PDFとはPortable Document Format(自由に持ち運びができる文書という意味)の略称です。誰でも携帯・閲覧できる、最もポピュラーな書類ファイル形式です。紙に印刷したようなイメージで表示できます。

印刷した紙なら、誰でもどこでも、同じ見た目で見ることができます。

PDFも、PC・スマホ・タブレットなどにPDFビューワーさえインストールしてあれば、誰でもどこでも、つまりは作成した環境と閲覧する環境が違っても(例:Windowsで作ったPDFをMacで閲覧しても)、同じ見た目で見られます。そしてPDFはポピュラーなファイル形式なので、windowsPCでもMACでも、iOSでもアンドロイドでも、デフォルトでPDFビューアがインストールされています。

つまりPDFはデジタル機器における「メールに添付できる印刷した紙」のような存在です。

なのでデジタル機器であれば、PDFは誰でも閲覧が可能であると言えます。

「PDFで送る」とは?

PDFとはPortable Document Format
自由に持ち運びができる文書=PDF

資料のやり取りをメールで行う際、「PDFで送ります」「PDFで送ってください」と言われることがあります。

これはつまり、作成した資料を「PDF化」して、添付ファイルで送信するということを意味します。

PDFは、エクセルやワード、イラスト・写真・ウェブサイトなど何かしらのデータを変換することで作成できます。

「エクセル化」「ワード化」というような言い方はしないのに、「PDF化」というのは、PDFを作るには必ず何かを「PDFに変える」という手順を行うためです。

わざわざPDF化するということは、PDFにしかないメリットがあるからです。

PDF化のメリット

わざわざデータをPDF化するのには、どんな理由(メリット)があるのでしょうか。

PDFは印刷イメージを固定できる

デジタルデータが文字化けしたりレイアウトが崩れるイラスト
見た目を変えずに共有できるPDF

パワーポイントなど通常のビジネスアプリケーションでは、同じソフトであっても別のOSでそのファイルを開くと、フォントの関係で文字デザインが変わったり、レイアウトが微妙にずれたりすることが生じます。

上述したようにWindowsでもMacでも、iOSでもAndroidでも、見た目を変えずに同じものを見られるのがPDFです。

デジタル上では誰でも手軽に閲覧できるのでPDFはデジタルファイルとしてもっともポピュラーな存在です。

ただし、必ずしも「絶対に文字化けしない」ということではありません。PDF化をしたら、全体のチェックは行うようにしましょう。

PDFは改変を防止できる

落書きからもがっちりガード
読み出し専用のPDFは改ざんに強い

簡単に上書きされない、という点もPDFの大きなメリットです。

PDFであれば、意図せずにデータに変更を加えてしまうというミスは起こりません。

エクセルやワードであれば、ついうっかりキーボードに触れてしまい、一部改変されてしまうミスが発生することがあります。

PDFは、環境が違っても見た目を変えずに同じものを閲覧できるという点が大きな特長ですので、基本的には「閲覧」するためのデータです。

パソコン画面で写真を見ているような感覚に近いものがあります。

写真にペンでメモを書いたとしても、印刷された部分とペンで書いたところは見分けがつきますね。

PDFも(特別な機能を利用して)あとからメモのような注釈をつけることができますが、最初にPDFにした箇所とあとから書き足した場所は簡単に見分けることができます。

PDFは、意図的に編集しようとしない限りは改変されないようにできているのです。

意図的な改変、つまり改ざんを防止するにことも可能です。

PDFに電子署名をつけることで、改ざんされた内容を検出できます。

改ざん検出が可能なため「証拠」として大きな威力を発揮するPDF、だから契約書や請求書など、大切な書類はPDF化されるのです。

PDFはソフトウエア制限がない

デスクトップPCとタブレット、そしてスマホ
あらゆるデバイス、あらゆるOSで閲覧可能

データを閲覧するだけでも、ワードならワードと互換性のあるソフトウエアが、エクセルならエクセルと互換性のあるソフトウエアが必要です。

互換性のあるソフトでも、違うソフトで開けばデータがエラーになってしまい、正しく見られないという事態が発生することもあります。

PDF閲覧ソフトは基本的に無償で配布されていますし、Chromeなどのインターネットブラウザー上ならPDF閲覧機能がありますので、ほとんどの環境でスムーズに閲覧できます。

近年発売されているパソコンやスマホでは、ダウンロード不要でPDFを閲覧できるよう、PDF閲覧機能が標準で搭載されていることも増えています。

データをPDF化するのも特別なソフトを使わずに、誰でも行うことができます。

誰でも作れる、誰でも見られる、PDF化がごく当たり前になった要因です。

PDFは容量を軽量化できる

PDFとWordファイルの重さ比べ
ファイルを軽量化して受け渡しもスムーズに

データをPDF化するだけで、データ容量が軽くなるわけではありませんが、PDFはあとから容量を軽くすることが可能です。

データ容量が軽くなれば、単純に画像が粗くはなりますが、少し解像度を下げるだけでグッと容量が変わります。

細かく設定を決めてPDFを軽くする場合にはPDF編集用のソフトが必要ですが、とりあえず細かいことは気にせずにパッと軽くしたい場合には、ダウンロード不要のオンラインサービスを利用する方法もあります。

目的に応じたPDFソフト、PDFツールは「あなたに向いているPDF化ソフトを診断!」で詳しく紹介しています。

まずは気軽に お問い合わせを
  • 電子化の必要性は分かるが、しっかりと電子化してもらえるか?
  • 機密書類を安心して安心して任せられるのか?
  • 費用はいったいどの位かかるのだろうか?
  • 電子化以外でも相談にのってもらえるのか?

等々、電子データ化を通じてお客様のお困り事項を解決いたします。
お問い合わせ

電子データ化をもっと知る

梱包・集荷も行います ご多用の方、原本が大量の方におすすめ! ご利用の流れ