わかりやすく解説するPDF化


PDF化される文書

大企業や政府機関、教育機関は文書をPDF化し、業務を合理化しています。

なぜ紙の文書やデジタルデータはPDF化されるのでしょうか?

PDF化のメリットや作成方法、トラブル対処法、PDFツールを初心者にもわかりやすい言葉でシンプルに解説します。

初心者にわかりやすく解説する「PDF化とは」

PDFとはPortable Document Format
自由に持ち運びができる文書=PDF

まず、PDFとは何でしょうか?簡単にわかりやすく解説します。

PDFとはPortableDocumentFormat(自由に持ち運びができる文書という意味)の略称です。

文書を共有する目的で開発された書類ファイル形式で、国際標準化機構(ISO)にて規格を定められているため、世界中に通用する文書ファイル形式であると言えます。

PDFは、エクセルやワード、イラスト・写真・ウェブサイトなど何かしらのデータを変換することで作成できます。

データを変換してPDFに変えることを「PDF化」と言います。

PDF化することで、そのデータ(文書)を保存、または共有するのに適した複数のメリットを保有することになります。

PDF化のメリット

ビジネスマンとPDF化
PDF化のメリットは?

データをPDF化することで、どのようなメリットが得られるのでしょうか。

書類の束や書籍をPDF化することで得られる、劣化防止・省スペース化などのメリットは「デジタル化のすすめ」で詳しく解説しています。

ここでは、電子ファイルとしてのメリットを解説しています。

見た目を変えずにどのOSでも閲覧できる
デジタルデータが文字化けしたりレイアウトが崩れるイラスト
見た目を変えずに共有できるPDF

PDF化されたファイルは、WindowsでもMacOSでもlinuxでも、パソコンのOSに左右されずに開けます。

PDFを閲覧・印刷をするためのソフト(PDFビューワー)は無償で提供されており、今やパソコンだけでなくスマートフォンでも標準装備されています。

会社の倉庫に眠っている書籍も、デジカメで撮った画像も、Officeソフトで作成したエクセルやワード、パワーポイントも、PDF化してしまえば、PDFビューワー一つで閲覧・印刷が可能です。

デバイスやプラットフォームが変わっても(作成したコンピューターと違う環境でも)、レイアウトが崩れにくく、同じ見た目で閲覧できるのも大きな特長です。

このため、将来的に会社のコンピューターの環境が変化する可能性を考えて、長期的に保存する必要のあるデータは多くPDF化されます。
ただし、必ずしも「絶対に文字化けしない」ということではありません。PDFが文字化けする場合の対処については「PDF化すると文字化けしてしまう」で解説しています。

PDFは改変防止・改ざん検出ができる
PDFの改ざん検出のイラスト
読み出し専用のPDFは改ざんに強い

PDFは、意図的に編集しようとしない限りは改変されないようにできています。

改変された場合にはその履歴を検出(改ざん検出)することも、PDFに電子署名をつけることで、できるようになります。

改ざん検出が可能なため、PDFは「証拠」として大きな威力を発揮します。

だから契約書や請求書など、大切な書類はPDF化されるのです。

企業の書類の電子化について定めた「電子帳簿保存法」と「e-文書法」では、電子化の要件のひとつとして「完全性」を求めています。

「完全性」とは、データが改ざんされたり、消去された事実を確認できること。改ざん検出は企業の書類の電子化に必要不可欠な機能なのです。

しかし、改変されにくいというメリットは、「簡単に編集できない」というデメリットがあるとも言いかえられます。

編集するためにはPDF編集用のソフト・ツールが必要になります。

どのようなPDF編集用ソフト・ツールがあるか、どのようなことができるのかなどは「あなたに向いているPDF化ソフトを診断!」でまとめています。

PDFは複数のページを1ファイルに保存できる
1つのPDFの中に複数ページ入っている
複数ページをまとめられるPDF

レイアウトが崩れにくく、改変しにくいデータであれば、jpgなどの画像ファイルも同じ特長を持っていますが、画像ファイルは1ファイルに1ページが基本です。

PDF化することで、画像でも複数のページを1つのファイルにまとめられます。

そのため、関連書類をまとめておくにも便利ですし、データのやりとりをするのにも手間が少なく済みます。

PDFは容量を軽量化できる
データを天秤にかけて重さを測っているイラスト
ファイルを軽量化して受け渡しもスムーズに

社内にある大量の書類をPDF化した場合、膨大なデータ容量が必要なのではないかと不安に思う人もいるかもしれません。

PDF化したデータは、あとから容量を軽くすることができます。

細かく設定を決めてPDFを軽くする場合には、PDFビューワーとはまた違う、PDF編集用のソフトが必要となります。

とりあえず細かいことは気にせずにパッと軽くしたい場合には、ダウンロード不要のオンラインサービスを利用する方法もあります。

目的に応じたPDFソフト、PDFツールは「あなたに向いているPDF化ソフトを診断!」で詳しく紹介しています。

PDFはテキスト検索ができる
PDFの中に書かれた文字を検索しているイラスト
OCR処理で検索できるようになるPDF

PDF化されたファイルは、「画像」として保存されているイメージですので、何もしなければどこに何が書いてあるのか、中身を検索することはできません。

画像から文字を認識して文字データに変換する、OCR処理を施せばPDFの中にあるテキストを読み込むことができ、検索やテキストのコピーも可能になります。

OCRとは、光学文字認識(Optical Character Recognition)の頭文字を取ったもので、ハガキに書かれた郵便番号の読み取りなど、身近なところで使用されている技術です。

「電子帳簿保存法」と「e-文書法」が求める電子化の要件の中に、データを検索できる「検索性」があります。

「法人税法」や「会社法」によって保存が義務付けられている文書をPDF化して保存する際には、必ずこのOCR処理が必要ということになります。

PDFは国際標準化している

前述していますが、PDFは国際標準化機構(ISO)のISO 32000-1にて規格を定められています。

もとはAdobe(アドビシステムズ株式会社)が占有し、開発されていましたが、標準化されたことにより、ISO内の委員会により後続の開発が行われています。

標準化したことで、長期的な利用に不安がないという点も、文書を保存する際にPDF化する大きな理由の1つと言えるでしょう。

初心者でも簡単にPDF化する方法は?(デジタルデータ)

エクセルやワードなどデジタルデータをPDF化する
デジタルデータをPDF化するには

会社で扱っているエクセルやワード、それ以外のさまざまなデジタルデータは、誰でも簡単にPDF化できます。

ここでは、「紙」ではなくて「デジタル」なデータをPDF化する基本的なやり方を解説します。

PDF化の基本的な手順・やり方

まず、デジタルデータをPDF化するには周辺機器や有償のソフトは必要ありません。

ワードやエクセルならばその場でPDFへの変換が可能ですし、画像データならばオンラインでPDFに変換できるサイトがあります。

しかし、そもそもデータの「変換」とは何でしょうか?これは、「形式を変える」ということです。

例えばjpg画像をPDFに変換すると拡張子が「.pdf」に変わり、データ容量も変更されます。

そのうえ、このデータを開くときはPDFの閲覧ソフトを使うことにもなるのです。

とても難しい処理に思えますが、見えないところでパソコンが行っていますので、PDF化にあたって実際にする作業はとても簡単になっています。

この簡単さこそが、PDFのひとつの長所です。

エクセルをPDF化する方法

エクセルファイルのPDF化
エクセルで作成したデータをPDF化するには

それではエクセルからPDFへの具体的な変換方法を解説しましょう。

エクセルをPDF化するには2つの方法があります。

ひとつめのPDF化の方法は「エクスポート」から行う方法です。

まず、エクセルの左上にあるファイルをクリックし、エクスポートを選びます。

右側の「PDF/XPSの作成」ボタンをクリックしましょう。

別ウィンドウで「PDFまたはXPS形式で発行」画面がでてくるので、ファイルの種類がPDFになっていることを確認し、「発行」ボタンをクリックし、完了です。

2つ目のPDF化の方法は「名前をつけて保存」から行います。

まず、エクセルの左上にあるファイルをクリックし、次に名前を付けて保存を選択してください。

保存したい場所を選択したら、ファイルの種類をPDFに変更します。

クリックするとプルタウンが表示されますが、PDFはかなり下の方です。

ファイルの種類がPDFになったことを確認し、ファイル名を決めてください。

保存を押してエクセルのPDF化が完了です。

ワードをPDF化する方法

ワードをPDF化
ワードで作成したデータをPDFするには

次にワードのPDF化です。
2007以降のワードはPDF変換機能が標準装備なので、ワードoffice365で解説します。

まず、ワードの左上にあるファイルをクリックしましょう。

次にエクスポートを選択、右側の「PDF/XPSの作成」ボタンをクリックします。

「PDFまたはXPS形式で発行」画面でファイルの種類がPDFであることを確認し、「発行」ボタンをクリックで完了です。

次に、PDF変換機能が装備されていないワード2007での変換方法を解説します。

まず名前を付けて保存をクリックし、[PDFまたはXPS]を選んでください。

[PDFまたはXPS]がない場合は、PDF用アドインプログラムがインストールされていないことになるため、インストールをしてから同じ手順をふみます。

続けて「PDFまたはXPS方式で発行」という画面でファイルの種類がPDFであることを確認し、「発行」ボタンをクリックします。これでワードのPDF化が完了です。

パワポをPDF化する方法

パワーポイントをPDF化
パワーポイントで作成したスライドをPDF化するには

次はパワーポイントをPDFにしてみましょう。

こちらもパワーポイント2007以降でしたらPDF変換機能がついていますので安心です。

また、PDF化には2つの方法があります。

ひとつめのPDF化の方法は「エクスポート」から行う方法です。

まず、左上にあるファイルからエクスポートを選択します。

右側の「PDF/XPSの作成」ボタンをクリックしましょう。

「PDFまたはXPS形式で発行」画面でファイルの種類がPDFであることを確認し、「発行」ボタンをクリックし、完了です。

2つ目のPDF化の方法は「名前をつけて保存」から行います。

まず、エクセルの左上にあるファイルをクリックしたら、名前を付けて保存を選択します。

保存したい場所を選択したら、ファイルの種類をPDFに変更してください。

クリックするとプルタウンが表示されますが、PDFはかなり下の方です。

ファイルの種類がPDFになったことを確認し、ファイル名を決めたら保存を押します。これでパワーポイントのPDF化が完了です。

画像(jpg)をPDF化する方法

jpgファイルをPDF化
撮影した画像などのjpgファイルをPDF化するには

jpg画像をPDF化するには、特別なソフトなどをダウンロードする必要はありません。

オンラインで簡単かつ無料でPDF化ができるサイトがいくつかありますので、そちらを使用することをおすすめします。

まずはウェブを開いて「画像 PDF」で検索をすればいくつかのサイトが出てきますので、ひとつを選択しましょう。

サイトを開いたらまず、画像ファイルをドラッグ&ドロップもしくは、アップロードをしてください。

開始ボタンがあれば開始ボタンを押すことでPDFへの変換が開始されるので、終わるまで待ちましょう。

完了したら変換されたファイルをダウンロードすれば、PDF化されたファイルを入手できます。

このようにとても簡単で迅速にPDFファイルに変換ができますので、オンラインPDF変換を利用すると良いでしょう。

webページをPDF化する方法

webページをPDF化
パソコンで開いているwebページ(サイト)をPDF化するには

次にChromeやIE、safariで閲覧しているwebページや、Mail.appに届いたメールをPDF化する方法を説明します。 こちらは3つの方法があるのでお好きなものを選んでください。

1つ目のPDF化の方法はプリントダイヤログから行うものです。

まずはプリントダイヤログを開いてください。

Chromeですとブラウザー向かって右側にある点が3つならんだボタンをクリックし、印刷を選びます。

送信先がお使いのプリンターになっていますので、これをPDFに変更すれば簡単にPDF化が可能です。

他の方法としては、webページのスクリーンショットを撮り、エクセルに貼り付け、PDFに変換をするというものです。

またはダウンロード不要のオンラインPDF変換ツールを使うのも良いでしょう。

URLをコピー&ペーストし、PDFに変換するボタンを押します。

PDFへの変換が完了したらダウンロードするだけなのでとても簡単です。

電子書籍のPDF化

電子書籍をPDF化
キンドKindle書籍はPDF化してもよい?

続いてKindle書籍のPDF化についてです。

Kindle書籍は最近PCで閲覧できるようになりましたが、暫くはKindle端末とKindleアプリ上でのみの閲覧に限られてきました。

しかし、他のアプリでの閲覧や、書き込みなどをしたくなることもあるでしょう。

その場合Kindle書籍をPDFに変換したいと望む人が出てきます。

実際ネット上には安易にKindleなど電子書籍をPDF化する方法が出回っていますが、実はこれ、著作権法違反です。

電子書籍の購入は、閲覧する権利を買ったにすぎず、改ざんや複製の権利は購入できておりません。

そのため、電子書籍にはDRMと呼ばれているデジタル著作権管理システムにより、複製をブロックする機能がついています。

このDRMを解除しない限り、PDF化は不可能です。

しかし、DRMを解除すること自体が、著作権法に違反します。

そのため、電子書籍は絶対にPDF化をしてはいけません。

MACでPDF化

Mac(マック)を使ってPFD化
Macを使ってPDF化する場合の手順

MACをお使いの場合は、書類などをPDF化してから送ることがあるでしょう。

まずセキュリティがかけられるプリントメニューから行う、PDF化の方法を説明します。

これならばファイルを問わず、印刷機能がついていればPDFに変換可能です。

まずメニューバーのファイルをクリックし、プリントを選択してください。

次にプリントメニュー左下の「PDF」をクリックし、「PDF として保存」を選択します。

ファイル名や保存先を指定し、保存ボタンを押せば完了ですが、セキュリティをかけたいときは「セキュリティオプション」を選択してください。

場面に応じたセキュリティがかけられますので、適切なものを設定し、保存ボタンをクリックしてPDF化が完了です。

次にフォーマットから行う、PDF化の方法を説明します。

書類を開いたら、ファイルメニューから「書き出す」を選び、PDFを選択すればPDF化は完了です。

他にも無料のPDF変換ツールが存在しています。

必要に応じて使用してください。

コピー機やスキャナーを使ってPDF化する(アナログデータ)

会社にあるコピー機やスキャナーなどを使って、紙の資料や本など、アナログなデータをPDF化する手順を解説します。

もし、コピー機やスキャナーが近くにない場合、手元のスマートフォンを使用してPDF化も可能ですので、その手順についても解説しています。

紙(書類)のPDF化

 紙をPDF化する
書類をPDF化するには

紙をPDF化するときの読み込みには、スキャナーが使えます。

ハンディスキャナーは原稿をなぞってスキャンします。分厚い本や狭い範囲の読み取りに向き、小型で携帯に便利です。

フラットスキャナーはコピー機で読み込むような、もっとも一般的なスキャナーです。カバーで原稿を固定するので、精度の高いスキャンができます。

大量文書のPDF化
大量の文書のPDF化
大量にある文書を手早くPDF化するには

大量の文書をPDF化したい場合は、どのようにすればよいでしょうか?

一般的に使われるフラットスキャナーは、コピー機のように紙を1枚ずつ寝かせてセットしなければならず、大量の作業には手間がかかります。

そこでおすすめするのが、ドキュメントスキャナーです。

原稿をまとめてトレイにセットすれば、ボタン1つで自動給紙装置(ADF)が紙送りを行い、1ページごとにスキャンするため、手で差し替える必要がなく効率的です。また、両面印刷の原稿であっても読み込みが可能です。

スキャナーには、光学式文字読み取り装置(OCR)により文字情報をテキストにしてくれるものもあり、後からの編集やデータ処理する場合に便利です。

書籍のPDF化

書籍のPDF化
書籍(本)をPDF化するには

書籍のPDF化には、本を裁断してドキュメントスキャナーを使うのが一般的です。

最近では電子書籍の普及により、本を自分で電子化して読みたい方が増え、この電子化する作業を、自らデータを吸い上げることから「自吸い」=「自炊」といいます。

ドキュメントスキャナーで自炊すると、本を裁断することになるのでスキャン後の本は読むことができず、大量の裁断ゴミが発生します。

それに対して本を裁断せずに読み取ることを「非破壊スキャン」といいます。

これにはオーバーヘッドスキャナーが適しています。

本を広げてスイッチを押せば、スキャナー自体が動いて読み取りを行い、紙と接触することがないので、書籍が折れることも傷つくこともありません。

機種によっては機能もいろいろあり、ゆがみの自動補正や連続スキャン機能、デジタル書棚上で表示サイズを自動設定する機能のほか、表紙カバーを取り込んでサムネイル画像が作れる機能もあるので、管理にも便利です。

コピー機・複合機でPDF化

コピー機・複合機でPDF化
コピー機を使ってPDF化するには

コピー機・複合機でスキャンしてPDFにする方法をみてみましょう。

スキャンした内容は、USBメモリに保存する方法と、PCに送信する方法がありますが、どちらもまず、複合機でスキャンモードを選び、原稿をセットします。

USBに保存する場合は、複合機のUSBポートにUSBメモリを差し、スキャンを開始します。保存先を聞いてきたら「USBに保存」を指定します。

PCに送信する場合は、複合機の操作画面で保存先を選択します。フォルダーを選べばそこにPDFが送信されますし、メールアドレスを登録すればPDFをメールに添付して送ることもできます。

設定してスタートを押したらPCに戻り、先ほどの保存先から送付したデータを取り出します。

スキャンする書類が複数ページある場合は、形式が選べます。「マルチページ」は1つのPDFファイルに複数枚をまとめ、「シングルページ」は1枚ごとに1つのPDFファイルにします。後の利用方法を考えて、どちらにするかを選択します。

スマホ・タブレットのカメラ機能でPDF化

スマホのカメラでPDF化
スマホのカメラで書類を撮影してPDF化する

スマホやタブレットを使ってPDF化するためのもっとも身近な方法は、カメラでの撮影です。撮った画像を選択して「PDF保存」を押せば、簡単にPDFにできます。

さらにスキャナアプリを使えば、修正機能で画像をきれいに残せますし、文字認識機能が使えるものもあります。

次にPCに送ってPDF化する方法です。

PDFを見るためのソフトは無料で配布されていますが、作るには有償のAdobe Acrobatが必要です。

ただこれがなくとも、Microsoftアプリケーション(Word、Excelなど)に画像を貼り付ければ簡単にPDF化できます。例えばWordに貼り付けて「ファイル」から「エクスポート」→「PDFドキュメントの作成」を選べば完成です。

Adobe Acrobatを使う場合は、画像の印刷画面から「プリンター名」を「Adobe PDF」にして保存します。Acrobat側からファイルを選ぶ方法や、ファイルをAcrobatアイコンに重ねることでも変換が可能です。

スキャンしてPDF化

スキャナーでPDF化
プリンタのスキャン機能でPDF化

書類のほかに年賀状やチケットなど、思い出にとっておきたいけれど保管場所に困るものは、PDF化しておくと便利です。

プリンターのスキャン機能で保存しておけば、場所もとらず、パソコン上で簡単に見ることができます。

プリンターのスキャン方法はまず、プリンターがPCと接続されていることを確認します。次に原稿カバーを開け、原稿をセットしたら、操作パネルで「スキャン」モードを選択します。それから好きな保存先を選び、スキャンを開始します。

スキャンしたPDFのデータは、パソコンはもちろんメモリーカードにも保存でき、設定すればメールでも送れます。

また、ファイル形式もPDFの他に、画像に向いているJPEG形式も選べ、写真のスキャンも可能です。カラー/モノクロの色選択も可能ですし、退色復元機能がついていれば色の補正をしてスキャンしますので、古い写真もきれいに修正します。

さらに、とりこんだデータに文字が合成できる機種もあります。

専門業者・ショップでPDF化

私たちの身近にあるスマホやPC、プリンタやコピー機などを使えば、簡単にPDF化できることがわかりましたが、世の中にはPDF化をするための専門の業者やショップが存在しています。

手元で簡単にできるはずのPDF化ですが、専門業者やショップでは何が違うのでしょうか?

専門業者、専門のショップで行うPDF化、どういう時に利用すると便利なのでしょうか?

キンコーズ

キンコーズでPDF化
オフィス街にあるキンコーズでPDF化

書類などをPDF化できるコピーセンターは、全国規模のキンコーズから街の中小零細業者まで存在します。 ここでは知名度の高いキンコーズでのPDF化についてお話します。

キンコーズは全国に店舗があり、専門スタッフの作業により、書類をPDF化できます。

オンラインでも展開するキンコーズですが、店舗を利用する場合には会員登録の必要はなく、初めての方でもすぐに利用ができます。

書類をPDF化する作業は個人でも手軽にできますが、キンコーズでは専門のスタッフが確かな技術で作業を行い、しかも大量の書類も最短1時間程度の所要時間で即日で作業をしてくれます。

また、一般的ではない大判サイズ(B3~A0)も取り扱っているので、図面など、個人でPDF化するのが大変な原稿もPDF化することが可能です。

疑問や不安などがある場合は対面で相談することができるのも強みです。

キンコーズでのPDF化手順を説明致します。入店したらまず店舗奥のカウンターで受付をし、希望するサービスを告げ、持ち込んだ原稿データなどをスタッフとともに確認します。

PDF化の料金については、基本料金と原稿の枚数に応じたプリント代がかかります。

PDF化の1枚あたりの単価はモノクロ、グレースケール、カラーによって異なります。原稿の枚数が多いとプリント代の単価が安くなります。

また、原稿からホチキスをはずしたり、原稿を手置きでスキャンする必要がある場合は、オプション料金がかかります。

自分でも書類のPDF化はできますが、ビジネスレベルの大量文書を扱う場合や自分で作業をする時間が取れないときなども短時間で高品質なデータを手に入れることができるのが、専門業者を利用する最大の利点です。

PDFサービス業者

PDF化サービス
インターネットで申し込むPDF化の手順は

PDF化は、直接実店舗に赴かずとも、オンラインでPDF化サービス利用することができます。

オンラインのPDF化サービス業者には、法人やオフィス向けにビジネス文書のPDF化を提供する業者や、個人向けに書籍を電子化するサービスを提供する業者などがあります。

ここでは個人でも気軽に利用できる電子書籍化サービスについて取り上げます。

自分で本を1冊スキャンするのは大変な作業ですが、このサービスを利用すると、簡単に手持ちの本を電子書籍としてタブレットなどで読むことができます。

電子書籍化サービス業者はいくつもありますが、どこの業者もホームページ上で申し込みをすることができます。

ホームページから申込み後は、①支払い手続き、②書籍を業者宛に発送、③PDF化作業の流れになります。でき上がったPDFデータは、ウェブ上でダウンロードしたり、CD-Rなどのメディアで受け取ることが可能です。

オンライン業者は店舗型の業者に比べ、料金がお手頃なのが魅力です。

まずは気軽に お問い合わせを
  • 電子化の必要性は分かるが、しっかりと電子化してもらえるか?
  • 機密書類を安心して安心して任せられるのか?
  • 費用はいったいどの位かかるのだろうか?
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等々、電子データ化を通じてお客様のお困り事項を解決いたします。
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