初めての電子データ化
BEGINNER
初めて電子データ化センターをご利用される皆様へ
電子データ化センターは東京都千代田区と福岡県大野城市に拠点を置く電子データ化の専門会社です
電子化した情報はとても便利ですので、是非一度検討をしてみてください
個別のご質問も随時お受けしております
動画でご案内
電子データ化フロー説明 [再生時間：2分27秒]音声アリ
「電子データ化がどのように進められるのか？」を説明・紹介した動画です。紙書類の電子化にお悩みの方は、ぜひ一度ご覧ください。
現地調査とヒアリングの必要性 [再生時間：1分34秒]音声アリ
見積書のご提案前に必要な流れをご紹介します。同じ「A4サイズ100枚」でも、原稿の状態や電子データ化後の活用方法によって金額が変わります。
断裁・非破壊・再製本 [再生時間：3分58秒]音声アリ
2種類の電子データ化方法「断裁」「非破壊」についてご案内します。また、電子データ化したデータから作成する「再製本」の説明もございます。
電子データ化とは？
企画書・見積書や図面、契約書など、これまで紙で保存していた書類をスキャナーで読み取り、パソコンやタブレット、スマートフォンで閲覧できるファイルにすることを電子データ化と言います。
ファイル形式はPDFが主で、書類の種類に合わせてJPG・GIFで保存することも可能です。
紙の節約・業務の効率化を目的としたペーパーレス化は各企業で進んでいます。以下のようなお悩みごとが1つでもあれば、電子データ化をお勧めいたします。
- 必要な書類を探すのに時間がかかる
- 見たい資料がなかなか探せない
- 資料を別の部屋まで探しに行くのは面倒だ
- 新規の書類を保管する場所がない
- 書庫が多すぎてオフィスが狭い
- 机の上が書類の山で景観が悪い
- 社内で使用する資料や文書のコストを削減したい
- 紛失や情報漏洩のリスクを減らしたい
ご依頼の多い書類の例
社報・会議資料・企業資料・パンフレット・報告書・マニュアル・仕様書・提案書・稟議書・見積書・契約書・伝票・請求書・図面・名刺など
電子化のメリット
書類の受け渡しや貸出、仕分け・整理や閲覧管理など、わずらわしいことの多かった書類の保管。電子データ化をすることで、社内にある書類を出張先から確認したり、複数名が同時にアクセスすることが可能になります。
ファイル名からの検索で効率UPはもちろんのこと、画像ファイルの上に透明な文字を入力（OCR）することで、書類内の文章検索もできるようになり、業務効率がグッと上がります。
紙の資料をデータ化することで、倉庫と化していた場所もスッキリ空き、社内のスペースを合理的に利用することができます。
また、データには鍵をかけること（パスワード設定）ができますので、閲覧権限の管理も容易になります。
何を電子化する？
名刺や古い名簿が生きた顧客データに！
担当者が各々で保管している顧客名簿や名刺は、それだけではただの連絡先です。
電子データ化することで一括管理できれば、デジタルマーケティングなどに活用できる顧客データに生まれ変わります。
電子化で一発検索OKに！
設計図は保管に場所をとられ、古いものといえども処分することはできません。
デジタル化すればハードディスクやクラウドで一括管理できるので、省スペース化が実現でき、ファイル名で一発検索も可能になります。
