初めての電子データ化

BEGINNER

初めて電子データ化センターをご利用される皆様へ

電子データ化センターは東京都千代田区と福岡県大野城市に拠点を置く電子データ化の専門会社です
電子化した情報はとても便利ですので、是非一度検討をしてみてください
個別のご質問も随時お受けしております

電子データ化とは?

企画書・見積書や図面、契約書など、これまで紙で保存していた書類をスキャナーで読み取り、パソコンやタブレット、スマートフォンで閲覧できるファイルにすることを電子データ化と言います。
ファイル形式はPDFが主で、書類の種類に合わせてJPG・GIFで保存することも可能です。

紙の節約・業務の効率化を目的としたペーパーレス化は各企業で進んでいます。以下のようなお悩みごとが1つでもあれば、電子データ化をお勧めいたします。

  • 必要な書類を探すのに時間がかかる
  • 見たい資料がなかなか探せない
  • 資料を別の部屋まで探しに行くのは面倒だ
  • 新規の書類を保管する場所がない
  • 書庫が多すぎてオフィスが狭い
  • 机の上が書類の山で景観が悪い
  • 社内で使用する資料や文書のコストを削減したい
  • 紛失や情報漏洩のリスクを減らしたい
紙書類を電子データ化することで様々なお悩みを解決します!

ご依頼の多い書類の例

社報・会議資料・企業資料・パンフレット・報告書・マニュアル・仕様書・提案書・稟議書・見積書・契約書・伝票・請求書・図面・名刺など

電子化のメリット

電子化で取り出しやすく省スペースに貢献!書類の受け渡しや貸出、仕分け・整理や閲覧管理など、わずらわしいことの多かった書類の保管。電子データ化をすることで、社内にある書類を出張先から確認したり、複数名が同時にアクセスすることが可能になります。

ファイル名からの検索で効率UPはもちろんのこと、画像ファイルの上に透明な文字を入力(OCR)することで、書類内の文章検索もできるようになり、業務効率がグッと上がります。
紙の資料をデータ化することで、倉庫と化していた場所もスッキリ空き、社内のスペースを合理的に利用することができます。
また、データには鍵をかけること(パスワード設定)ができますので、閲覧権限の管理も容易になります。

何を電子化する?

名刺をデータ化

名刺や古い名簿が生きた顧客データに!

担当者が各々で保管している顧客名簿や名刺は、それだけではただの連絡先です。
電子データ化することで一括管理できれば、デジタルマーケティングなどに活用できる顧客データに生まれ変わります。


設計図をデータ化

電子化で一発検索OKに!

設計図は保管に場所をとられ、古いものといえども処分することはできません。
デジタル化すればハードディスクやクラウドで一括管理できるので、省スペース化が実現でき、ファイル名で一発検索も可能になります。


電子データ化センターではペーパーレスアドバイザー1級の社員が必ずお客様のもとへお伺いし、ご要望をヒアリング。無料サンプルで電子化後をご確認いただきつつ、最適なプランを添えてお見積もりいたします。
電話で相談:0120-751-291