初めての電子データ化

BEGINNER

初めて電子データ化センターをご利用される皆様へ

電子データ化センターは東京都千代田区と福岡県大野城市に拠点を置く電子データ化の専門会社です
電子化した情報はとても便利ですので、是非一度検討をしてみてください
個別のご質問も随時お受けしております

動画でご案内

電子データ化フロー説明 [再生時間:2分27秒]音声アリ

「電子データ化がどのように進められるのか?」を説明・紹介した動画です。紙書類の電子化にお悩みの方は、ぜひ一度ご覧ください。

現地調査とヒアリングの必要性 [再生時間:1分34秒]音声アリ

見積書のご提案前に必要な流れをご紹介します。同じ「A4サイズ100枚」でも、原稿の状態や電子データ化後の活用方法によって金額が変わります。

断裁・非破壊・再製本  [再生時間:3分58秒]音声アリ

2種類の電子データ化方法「断裁」「非破壊」についてご案内します。また、電子データ化したデータから作成する「再製本」の説明もございます。

電子データ化とは?

企画書・見積書や図面、契約書など、これまで紙で保存していた書類をスキャナーで読み取り、パソコンやタブレット、スマートフォンで閲覧できるファイルにすることを電子データ化と言います。
ファイル形式はPDFが主で、書類の種類に合わせてJPG・GIFで保存することも可能です。

紙の節約・業務の効率化を目的としたペーパーレス化は各企業で進んでいます。以下のようなお悩みごとが1つでもあれば、電子データ化をお勧めいたします。

  • 必要な書類を探すのに時間がかかる
  • 見たい資料がなかなか探せない
  • 資料を別の部屋まで探しに行くのは面倒だ
  • 新規の書類を保管する場所がない
  • 書庫が多すぎてオフィスが狭い
  • 机の上が書類の山で景観が悪い
  • 社内で使用する資料や文書のコストを削減したい
  • 紛失や情報漏洩のリスクを減らしたい
紙書類を電子データ化することで様々なお悩みを解決します!

ご依頼の多い書類の例

社報・会議資料・企業資料・パンフレット・報告書・マニュアル・仕様書・提案書・稟議書・見積書・契約書・伝票・請求書・図面・名刺など

電子化のメリット

電子化で取り出しやすく省スペースに貢献!書類の受け渡しや貸出、仕分け・整理や閲覧管理など、わずらわしいことの多かった書類の保管。電子データ化をすることで、社内にある書類を出張先から確認したり、複数名が同時にアクセスすることが可能になります。

ファイル名からの検索で効率UPはもちろんのこと、画像ファイルの上に透明な文字を入力(OCR)することで、書類内の文章検索もできるようになり、業務効率がグッと上がります。
紙の資料をデータ化することで、倉庫と化していた場所もスッキリ空き、社内のスペースを合理的に利用することができます。
また、データには鍵をかけること(パスワード設定)ができますので、閲覧権限の管理も容易になります。

何を電子化する?

名刺をデータ化

名刺や古い名簿が生きた顧客データに!

担当者が各々で保管している顧客名簿や名刺は、それだけではただの連絡先です。
電子データ化することで一括管理できれば、デジタルマーケティングなどに活用できる顧客データに生まれ変わります。


設計図をデータ化

電子化で一発検索OKに!

設計図は保管に場所をとられ、古いものといえども処分することはできません。
デジタル化すればハードディスクやクラウドで一括管理できるので、省スペース化が実現でき、ファイル名で一発検索も可能になります。


電子データ化センターではペーパーレスアドバイザーや文書情報管理士の資格を持つスタッフがお客様のもとへお伺いし、ご要望をヒアリング。無料サンプルで電子化後をご確認いただきつつ、最適なプランを添えてお見積もりいたします。
無料相談:0120-611-922