宮園自動車株式会社　総務部様

～単に探しやすくなっただけじゃない～　電子データ化の効果は“気持ちの変化”

電子データ化の概要

スキャンの種類: ADFスキャン、非破壊スキャン
オプション: ファイル名変更、OCR処理
スキャンの内容: 社内稟議書、入社関係資料、会議議事録の電子データ化

「この資料、探してもらえませんか？」
「この稟議書どこにある？」
そんな問い合わせが社内から頻繁に来る…。
書類を探すことは確かに私たち総務部の役割だが、何とか効率的にできないだろうか？そんなとき一本の電話が鳴った。

書類の電子データ化をすると、“探そう”という気持ちになる。
〜探しやすくなることで時間短縮はもちろん、自分たちの気持ちが変わった〜

自分たちでできなくはないけど…現実的ではないと判断

最初は弊社もリモートワークを導入したいなと思い「ワークフロー」を作ろうと思いました。ただ社員や働いている方々はデジタル関係に少し抵抗がある方が多いので、とりあえず今、紙である書類や資料はPDFにしたいと思ったときにボンズ企画から営業の電話がありました。一度話を聞いてみたいと思い上長に通してみました。ただ一方で「PDFにするくらいだったら自社にある複合機でやればいいんじゃないの？」と思っていた。話を聞いていて「自分たちでできなくはないけど…業務の中でPDFにしていくのは時間的にも厳しい。」と考えるようになりました。調べてみると電子データ化をしたい書類の量が膨大過ぎて、業務の合間にやるとなると現実的ではないと思いました。

都度自分たちの業務を止めて書類を探すことに、億劫になっていた

電子データ化をする前は、稟議書でしたら社内各部署から「過去のこの稟議書どこにありますか？」「確認したいので探してもらえますか？」と問い合わせが来ていました。問い合わせが来る度に、自分の業務を一度止めて、一覧表を確認して保管してある場所に行き探していました。中にはバインダーから外してコピーしてほしいと依頼もある。ホチキス外すこともあった。その原本を戻す作業まで担当していたので、手間はかかりました。月に3～4回ほど問い合わせがあり、その度に5分から10分かかる。入社関係資料もシステムの内容と一致しているか確認したいときに「あいうえお順」だったので、探すこと、コピーすること、戻すことはとても労力を使います。正直、探すのは面倒くさいです…。

電子データ化をした効果は「すぐに見れるなら確認しよう」という気持ちになれたこと

電子データ化をした後は、全て社内サーバーの共有フォルダに入れているので、他部署の方も気になった段階で自分でアクセスして見ることができる。タイトルも検索すると出てくるので探すことにも手間がかからない。印刷したければページを指定して印刷できる。今だったら年末調整の時期なので社員の家族構成を見たいときなど、すぐに検索して見つけ出せる。電子データ化のメリットは、検索効率が上がり手間が減ったことはもちろんですが、何より「探そう」「確認しよう」という気持ちになることが大きく、頻繁に見るようになりました。いずれは雇用契約書も電子データ化したいと考えています。退職した方の書類もあるので結構な量があります。勤怠管理や事務処理がまだ紙ベースの会社様は電子データ化をおこなったほうが良いと思います。