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電子化で実現する8つのメリット

過去の資料や書類は企業の宝といえますが、電子化となるとその道のりは果てしないとお考えの方も多いかと思います。今回は、電子化することで実現可能な「8つのメリット」を具体的にご紹介したいと思います。

遠隔地とのペーパーレス会議イメージ

1、遠隔地との情報共有

電子化されたデータは、紙媒体に比べて速報性が高いことが大きなメリットです。国内外問わず遠方の支社や出張先などであっても書類を共有するための時間と手間が大幅に省けますし、すぐに情報を得ることが可能です。

2、検索しやすい

目的の資料が紙や本である場合はひとつひとつ目で探すしかありませんが、電子化されていればファイル名検索などですぐに見つけることができます。なおかつデータ内の本文をテキスト(OCR)化することにより、内容を全文検索することも可能です。資料を探す時間が大幅に短縮すれば、業務の効率化向上にもつながることでしょう。

3、少ない空間で保管できる

紙で保管されている資料は、明らかに保存のための場所を取ります。資料や書類・書籍などを電子化すると、ハードディスクやクラウドに保存できるため、社内から余分な本棚を減らすことが実現できます。本棚や資料室などの「置き場所」に割いていた場所代を削減できるだけではなく、ワークスペースやゆとりの空間としての有効活用も夢ではありません。

4、劣化しない

紙類は基本的に、いったん破れたり日に焼けたりして劣化してしまうと、元のコンディションに戻すことが難しくなります。また、紙に印字された文字はコピー機での複写や拡大・縮小などを繰り返すことで、徐々に潰れて見にくくなることも考えられます。一方電子データは、電子化したタイミングより物理的に劣化しないのが特徴。ただし、JPG(ジェイペグ)などの写真データは加工・保存を繰り返すと画質が悪くなることもありますので、電子化する方法にも注意しましょう。また、データ破損やあやまって消失させる可能性はゼロではありません。大切なデータはバックアップを取っておくことをぜひお勧めします。

5、再加工しやすい

写真もJPG(ジェイペグ)やPNG(ピング)などの形式で電子化することができます。また、電子化後のデータは専用ソフトで簡単に0加工・補正も可能。同じように書類や資料なども簡単に加工・補正できます。

6、情報漏えいリスク低減

紙でも電子化された情報でも、「盗む」という悪意に対しては、どちらもセキュリティ対策は必要となります。それに加えて紙の情報は、うっかり落としてしまったり、忘れてきてしまったりというミスが発生しやすく、その場合、たとえ悪意のない人でも簡単に見ることができてしまいます。
その点電子化されたデータは、ファイルごとにパスワードをつけたり、セキュリティを高めたりなどの複数の対策を講じることで、リスクをより低減させることができるのです。

7、必要経費削減

電子化を行うことで、コピー機の設置やリース費用などの経費も削減できます。資料をコピーして、なおかつ探しやすいようにインデックス順に本棚に置く…などの手間がかかる作業を効率化することで、人件費削減にもつながります。

8、環境保全

「温室効果ガス25%削減」を目標にしている日本にとって、地球環境の保全は国内企業の責任のひとつといえます。環境省も「経済のグリーン化」「環境配慮経営」を掲げ、事業者が環境に配慮した経営を勧めています。
そんな中、企業ができる実現可能な取り組みのひとつとして挙げられるのが電子化です。紙の書類を廃止、もしくは最小限にとどめたペーパーレスに近い状態を推進・実践することと組み合わせると、単に企業内の経費削減という利点にとどまらず、温室効果ガスの削減という地球規模の環境保全にも繋がるといわれています。


電子化にてデメリットになりそうな肝心の「手間と費用」につきましては、私たち電子データ化センターに遠慮なくご相談ください。
規模に応じた、ご納得のいく提案をさせていただきます。ぜひ御社の業務効率向上のお手伝いをさせてください!

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