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e-文書法

1998年に「電子帳簿保存法」が施行され、国税関係の帳簿書類について全部または一部を電子データ(ITで作成したデータ)で保存することが認められました。これが2005年に改正され、文書をスキャンで電子化し保存するという規定も追加されました。

そして同じく2005年に「e-文書法(電子文書法)」も施行されました。「e-文書法」というのは2つの法律(「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」)の総称であり、保存が義務付けられているすべての文書について、電子化したデータで保存することが可能になったという法律です。

e-文書法を知ってオフィスの電子化へ

これは電子帳簿保存法と違い、国税関係のほかに民間事業者が行う書面の保存も含まれているので、保険業法や薬事法などの約380の法令に関わる文書を対象としています。なおかつ、おもに下記の4つの技術要件のいずれかを確保している必要があります。
なお、技術要件に対応する手段の詳細については、文書内容の重要度や改ざん等が発生した場合の影響度によって、各省庁が省令によって定めています。

  1. 見読性(けんどくせい)
    電子化された文書を表示・印刷でき、その内容が明瞭に確認できること、読み取れる状態が維持されていることを見読性の確保としています。
    例えばスキャナの階調や解像度の設定などを調整する必要があります。
    ちなみに経済産業省では、カラーで読み取る際には256階調で150dpi以上といった目安を提示しています。
  2. 完全性
    電子化された文書が原本が変えられていないこと、そして保存期間中に滅失・改ざん・消去しないよう対策し、もしされた際はその事実が確認できることを完全性の確保としています。
  3. 機密性
    電子化された文書への実効的に限定したアクセスや暗号化など、盗難や漏洩への防止対策がされていることを機密性の確保としています。これは完全性の確保と通じます。完全性と機密性を確保するためには「いつ、誰が、どのデータにアクセスしたか」を確実に把握していることが重要とされています。
  4. 検索性
    電子化された文書の内容について、必要な程度で検索ができるように整備しておくことを検索性の確保としています。契約日時でインデックス検索ができたり、保存期間が長期化・データ量が増加しても容易に探し出せたりできるなどの情報システムを整備しておく必要があります。

内閣官房IT担当室が作成した「e-文書法によって電磁的記録による保存が可能となった規定」によれば、証券取引法の「説明書類」は見読性、消防法の「点検記録」は見読性と完全性の2つを満たす必要があると記されています。
ちなみに商法の「賃借対照表」についても見読性の確保が挙げられていますが、電子帳簿保存法では最初からITで作成した電子データでの保存のみを認めており、紙文書から電子化したデータの保存は容認されていません。このように同じ文書でも違う法令で要件が異なる場合は、厳しい方の要件に従って電子化することが定められています。
ただ単に電子化すれば良いというわけではないので、しっかり確認してから保存しましょう。

電子データ化センターでは、e-文書法や電子帳簿保存法などにもしっかりと対応。社内のどの文書が何の要件に該当しているのかを適切に見極め、電子化処理いたします。まずは無料のお見積もりをご利用ください。

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