ビジネスの基本ツールともいうべき「名刺」。
せっかく入手した情報ですから、しっかり有効活用したいですよね。
しかし、こんな声を聞くことがしばしば。

「目的の名刺を探すのが大変。」
「出先から確認できない。」
「自分がもらった名刺しか活用できない。」
「頼まれて探したけれど、どれが最近の担当者のものか分からない。」
「展示会などの際は交換した名刺も多く、整理するのが大変。」

名刺は人脈を拡げる強力なツールですが、その反面、増えるほどに使い勝手が悪くなる問題も抱えています。これを解決する方法として、電子化を選ぶ企業が増えてきました。

名刺の電子化で一番大きなメリットは、情報の共有です。
個別で管理しがちな情報を共有することで、新たな展開を生み出すことも可能です。

例えば、社員それぞれがもつ人脈を生かしきれていないことに問題を感じていたA社。
名刺をまとめて電子化して共有したところ、

「新しい企画は○○社の○○さんにぴったりなのでは？」
「△△社の人と知り合えたなら、××課のサンプルを使ってみてもらっては？」

といった多面的な提案が出てくるようになりました。
名刺を個別に管理していたころの不便さやトラブルも減り、まさに一石二鳥といったところです。

近年は名刺管理アプリやさまざまな電子化サービスなど、名刺に関する便利なデジタルツールがどんどん増えてきています。
どのサービスを選択するかはボリュームや担当部署、業種によって変わってきますので、比較・検討してから導入することをおすすめします。

【あまり名刺交換のない業種・部署の場合】
名刺ホルダー等に整理する程度で良いでしょう。
名刺には交換した年月日、交換者、その他簡単なメモを記載しておき、社内で共有できる場所に保管しておくと便利です。

【社内共有が不要な場合やフリーランスの場合】
共有の必要がない場合はスマートフォンで撮影＆読み込むタイプの名刺管理アプリがおすすめです。OCR（光学文字認識）で自動的に電子化、さらにオペレーターがチェック・補正してくれるサービスを無料で提供しているところもあります。

【頻繁に名刺交換をする業種・部署の場合】
専門業者による電子化をおすすめします。
外部に委託することで時間と手間をカットでき、本来の業務に集中できます。使い方や整理方法、顧客管理との連動なども含めたカスタマイズに柔軟に対応できるのも利点です。

電子化のメリットを体感する手始めとして、名刺の管理から着手するのはいかがでしょうか？
ビジネスの加速化にもひと役買うかもしれません。