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資料を電子化。ペーパーレス会議の実施メリット・デメリットとは?

働き方改革への取り組みのひとつとして、資料を電子化するペーパーレス会議を検討する企業が増えてきました。

ペーパーレス会議の基本は、会議の資料を紙に印刷せずデータとして配布することです。
実際にペーパーレス会議を行う際は、

  • 電子化した資料をタブレット端末やノートパソコン等のデバイスで開く
  • モニタやスクリーンに表示して共有する
  • Web会議のシステムと併用して遠隔地どうしで利用する

など、利用方法はさまざまです。
ではペーパーレス会議のメリット・デメリットにはどんなものがあるのでしょうか。
ペーパーレス会議のメリット・デメリット

【メリット】

  • 準備時間の短縮化
    資料を印刷 → まとめる(ホチキス等) → 確認 → 配布といった作業がなくなるため、準備工程が減り、時間の短縮化につながります。
  • 情報の精度・鮮度アップ
    内容の変更や追加・修正が発生した際もすぐに対応できるため、情報の精度・鮮度があがります。
  • 視認性や検索性のアップ
    きちんとデータ処理を行なった資料であれば文字や画像、図形などの拡大/縮小ができるため、紙に比べて電子化した情報の視認性は上がります。また、資料の中をキーワード検索することで、見たい情報を容易に探すことができます。
  • セキュリティ強化
    電子化した資料は閲覧制限(表示期間の設定、パスワード設定など)を設けることもできます。さらにアクセスログで閲覧状況の把握も可能なので、社外秘の情報なども管理しやすくなることでしょう。
  • 遠隔地からも参加できる
    資料を電子化することで、その場にいない参加者にも配布することが可能です。つまり、出張先や支店からでも会議に参加できるため、集まるための時間や費用の削減につながります。

ペーパーレス会議の実施イメージ
【デメリット】

  • 一覧性に欠ける
    複数の資料を並べて見ることができないため、不便さを感じる人も出てくる可能性があります。

    • 関連する内容をすぐ確認できるように引用を入れる、リンクをつける、といった資料づくりの工夫がポイントです。
  • 資料への書き込みがしにくい
    紙の資料であればすぐに書き込めるメモも、電子データ化されていると難しいのが現状です。

    • ペンタッチに対応したタブレットを用意する、メモツールを使えるようにしておく、など表示環境を整えておくとよいでしょう。また、メモだけは別の手段(紙、スマホ、別デバイスなど)で取っておくというのもひとつの方法です。
  • 一定のITリテラシーが必要
    ペーパーレス化が失敗する要因の多くは、ITリテラシーの低さが挙げられます。デバイスの操作に不慣れ、使用しているソフトの知識が足りないなどの理由から資料をスムーズに見られなくなり、結果的に会議が進行できなくなることも考えられます。

    • 事前に社員のITリテラシーを養う、会議のロールプレイングを行うなどの対策を考慮しましょう。
  • システムやネットワークの影響を受ける
    電子化されたデータはデバイスを利用して表示させるため、それらの機器やアクセスするためのネットワークの状態に影響を受けます。

    • 会議前にしっかりとチェックをおこなうこと、そして万が一に備えたプランを用意しておくことをおすすめします。

ペーパーレス会議の実施イメージ
資料の電子化により、会議ごとの時間的・物的コストは下がります。セキュリティも管理しやすくなるため、ペーパーレス会議はメリットの大きい改革と言えますが。その反面、ITリテラシーの教育やデバイス・ネットワークの整備など、事前準備が必要な部分がネックになることもあります。

まずはすぐに用意できる設備がどの程度整っているのか、どういった会議を実現させたいのかを把握することで、会議のどこまでをペーパーレス化・電子化させていくのか、目標を設定しましょう。

電子データ化センターでは、社内のペーパーレス化や書類・資料の電子化を承るとともに、電子化のアドバイスもさせていただいております。お気軽にご相談ください!

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電話で相談:0120-751-291