ここ数年、新型コロナウイルスの感染拡大などにより「テレワーク」が普及しています。
テレワークのメリットは、パソコンをはじめとしたツールとインターネット環境があれば、自宅やカフェなどどこにいても業務に取り組めることです。一方で、情報共有や会議などもオンラインで行われるため、従来のスタイルから変化した業務の進め方が求められます。

ここでは、テレワークを行う上で知っておきたいツールやおさえておきたいマナー、相手に安心感を与えるコミュニケーションのポイントについてご紹介します。

ファイル共有ツールや環境の選び方

テレワークでは、ファイルやデータのやり取りのほとんどがオンライン上で行われます。これらのデータには社内の機密事項や個人情報が含まれている場合があるため、取り扱いには十分注意しなくてはなりません。不正アクセスや誤送信、のぞき見（ショルダーハッキング）などによって通信内容が漏えいし、情報が流出してしまうリスクがあるからです。
安全に効率よくデータのやり取りをするために、必要なツールや環境を整えておきましょう。

●秘密保持を確保しながらファイルを共有できるツール
相手にデータを送りたい場合、セキュリティ対策としてパスワード付きのZIPファイルを添付したメールを送り、その後別のメールでパスワードを送るという方法があります。一見、セキュリティの問題はないように感じられますが、メールの盗聴によるパスワード流出や、ファイルの誤送信というリスクがあります。

そこで、メール添付に代わるデータ共有方法として、インターネット上の「クラウドストレージ」サービスが活用されています。共有したいファイルをクラウドストレージにアップロードすると、アクセス用のリンクが生成されます。これをメールなどで送付するというものです。
現在主流のデータ通信である「https」では、Webサイトとサーバー間の通信内容が暗号化されているため、クラウドストレージを利用すること自体がパスワード付きZIPファイルを生成する代替案となります。更に、ログイン制のクラウドサービスを使用したり、ファイルに適切なアクセス制限を設定したりすることで、情報漏えいのリスクをより少なくすることができます。誤ったファイルを共有してしまっても、アップロードしたファイルは後から削除することが可能です。

●のぞき見防止対策
シェアオフィスやカフェなどの公共スペースで作業する場合、不特定多数の人が出入りするため、背後からパソコン画面をのぞき見られてしまう可能性があります。なるべく個室やボックス型のところを選びましょう。もしそういった設備がない場合は、人が後ろに来ないような席を選ぶなどの配慮をしましょう。
また、「プライバシーフィルター」などを使用することも一つの方法です。プライバシーフィルターとは、視野角が狭くなるよう特殊加工されたシートのことで、画面に直接貼って使用する製品です。ただし、フィルターの利用により画面が見にくくなってしまうなど、日々の業務に支障が出てしまう可能性もあります。機能・操作性などを考慮しながら、どのフィルターが自分の業務に最適か慎重に選ぶことが大切です。

●フリーWi-Fiに注意
セキュリティ対策が施されているオフィス環境と違い、テレワークでは自分で安全な通信方法を選ばなくてはなりません。カフェやシェアオフィスにある「フリーWi-Fi」は気軽に利用できますが、誰でも簡単に接続できるため、不正アクセスやウイルス感染の危険性があります。特に、パスワードがなく暗号化が施されていないWi-Fiの利用は非常に危険です。基本的に、業務ではフリーWi-Fiの使用を避けるようにしましょう。もしやむを得ず使用する際は、必ずWi-Fiの名前（SSID）とパスワードを確認し、提供元が明確であることと、セキュリティが施されていることをチェックしてから接続するようにしましょう。

また、インターネット「VPN」を導入すれば、フリーWi-Fiでも安全に利用することが可能です。VPNとはインターネット上に仮想のプライベートネットワークを構築し、通信内容を暗号化する技術です。VPNが利用できる場合は、VPN経由のWi-Fi通信で作業を進めるようにしましょう。

便利なチャット、活用の注意点とは？

テレワークを効率よく進めるためのコミュニケーションツールとして欠かせないのが「チャット」です。メールよりもスピーディーにやり取りができるため、スピード重視のプロジェクトや遠隔の相手との連絡にとても便利です。しかし、顔が見えない者同士のコミュニケーションは当人が思っている以上に難しく、使い方によってはトラブルにつながってしまうこともあります。
ここでは、チャットを利用する上で、おさえておきたいコミュニケーションの注意点をご紹介します。

●相手との関係性を意識する
チャットは手軽に送受信できますが、あくまで業務連絡であることを忘れてはいけません。相手への配慮と、ふさわしい言葉遣いの文章を意識することが、スムーズなやりとりにつながります。また、メッセージが煩雑になっていないか、簡潔で分かりやすい内容になっているかを確認してから送りましょう。

●オンタイムでの連絡を心がける
チャットはスピーディーなやり取りに便利なツールです。内容を確認したらできるだけ早く返信するよう心がけましょう。すぐに対応できない場合は「〇時までに返信します」と連絡しておくと、相手に安心感を与え、トラブルを避けることができます。

●相手のルールに合わせる
テレワークではお互いの顔が見えないからこそ、相手の状況に配慮したコミュニケーションを行うことがポイントです。例えば、返信がなかなか来ない場合、先方は他の業務で忙しい可能性もあります。相手の状況を想像し、無理に返信を求めるのは控えましょう。もし早めの返信が必要な場合は、「〇日までに返信が欲しい」と具体的に記しておくなど、スケジュールがあることを伝えておくのも有効です。また、相手のプライベートを邪魔しないためにも、チャットの送受信は業務時間中のみにするのが望ましいです。

●メールとの使い分けをする
ビジネスの場ではメールも多く使われますが、状況に合わせてチャットとメールを使い分けると効果的です。
長文や丁寧な文章を送りたいときにはメールがおすすめです。また、契約に関する決定事項や業務の情報を残しておきたい場合もメールを使いましょう。チャットは送信後でも簡単にメッセージの修正や削除ができるため、記録を残すのには適していません。
一方、緊急度が高い場合はチャットがおすすめです。チャットには通知機能もあるため、受け手はメールより早くメッセージを確認することができます。また、グループを作成することもできるため、複数のメンバーと情報共有したい場合もチャットの方が便利です。

リモート会議のマナー

テレワークでは、社内外の人とWeb上で会議をする機会が増えます。いわゆる「リモート会議」です。
会議室で一同に会する従来のスタイルとは異なり、接続方法や対応の仕方など、会議内容とは関係のない部分で相手に不快な思いをさせてしまうケースもあります。スムーズにリモート会議を進めるためのマナーをおさえておきましょう。

●事前準備が不可欠
遠隔での会議を円滑に進めるには、事前に会議の内容や資料をしっかりと把握しておくことが重要です。例えば、ビジネスにおいて遅刻は厳禁ですが、それはリモート会議の場でも同じです。パソコンを起動したらOSアップデートが始まってしまったなど、アクシデントへの備えも含め、会議開始の5分前には入室するようにしましょう。

●接続環境を整える
リモート会議はインターネット通信を利用して行うため、通信トラブルが起こると会議を進めることができません。事前に接続テストを行い通信環境に問題がないか確認しておきましょう。

●参加する場所に配慮する
ビジネスの場であることをわきまえ、背景や映り込みにも注意が必要です。また、情報漏えいを防ぐためにも、カフェなど公共の場から参加するのは避けましょう。他にも注意する点としては、テレビの音や近隣の騒音です。これらが会議の進行を妨げてしまいます。コワーキングスペースなどを利用する場合は、個室席を利用することが望ましいです。自宅から参加する場合はできるだけ静かな部屋を選びましょう。

すべてに共通する「伝え方」の重要性

直接顔を合わせないテレワークだからこそ、コミュニケーションが何より大切です。
チャットやビデオ会議を通したやり取りは、自分が思っているよりも細かなニュアンスや考えが伝わりにくいもの。簡潔で分かりやすい文章を心がけ、相手の状況に配慮した伝え方を心がけましょう。