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電子帳簿保存法

電子帳簿保存法とは、税法上で保存が義務付けられている帳簿や書類を、電子データで保存することを認める法律です。業務の効率化や社会情勢の変化に対応するため、これまでにも改正が繰り返されてきましたが、2022年1月の改正では要件緩和など抜本的な見直しが行われました。

業務の効率化にもつながる電子帳簿保存法は、保存できる書類や保存方法が決まっています

今回は、電子帳簿保存法の要点や2022年1月の改正のポイントについて紹介します。

電子帳簿保存法とは

業務の効率化や保管スペースなどのコスト負担を軽減するため、それまで紙での保存が原則とされていた帳簿や書類を電子データで保存することを認める「電子帳簿保存法」は、1998年に施行されました。書類の種類などに応じて保存の仕方やその要件が細かく定められています。

保存対象と区分

電子帳簿保存法は、すべての書類を電子データで保存できるというわけではなく、対象書類や保存方法にルールがあります。

  • 対象
    電子データの保存が認められているのは以下の3種類です。

    1. 国税関係帳簿
      仕訳帳、売掛帳、買掛帳、現金出納帳 など
    2. 国税関係書類
      ・決算会計書類…賃借対照表、損益計算書、試算表、棚卸表 など
      ・取引関係書類(自己発行の写しや相手先から受領)…請求書、見積書、納品書、注文書、領収書 など
    3. 電子取引…電子メールやクラウドサービスなどによる授受
      請求書、見積書、納品書、注文書、領収書 など
  • 保存方法
    1. 電子帳簿等保存
      会計ソフト等で作成した帳簿や書類を電子データのまま保存する方法です。「国税関係帳簿」と「国税関係書類」のうち決算関係書類と自己発行した取引関係書類はこの方法で保存します。
    2. スキャナ保存
      相手から紙で受け取った書類や、自社が紙で作成・発行した書類をスキャニングして画像データで保存する方法です。「国税関係書類」の取引関係書類のうち、紙で受領・発行した書類が該当します。
    3. 電子データ保存
      メールを使って電子データで授受した情報など「電子取引」に該当するやりとりは、電子データのまま保存ができます。

ルールに則った保存で、デスク周りやファイル保管のスペースをスッキリさせましょう!

2022年1月の改正ポイント

社会を取り巻くデジタル環境が大きく変化する中、より企業の負担を軽減できるよう、2022年1月に電子帳簿保存法の改正が施行されました。改正後は要件の緩和などが盛り込まれた一方、書面での保存が認められなくなったものもあるため、注意して対応すべきです。
ここでは、改正のポイントを紹介します。

  • タイムスタンプの要件が緩和
    スキャナ保存の際、電子データの存在や改ざんされていないことを証明するためタイムスタンプの付与が義務付けられました。受領から付与までの期間が定められています。これまで請求書などを紙で受領した場合、「受領者が自署」をした上で、「3営業日以内にタイムスタンプの付与」が必要でした。
    しかし、今回の改正でタイムスタンプの要件が緩和され、「付与期間が最長約2ヶ月+7営業日以内に延長」「スキャン前の自署は不要」へ。また、訂正・削除の履歴が残るなどの機能があるシステムを利用する場合、タイムスタンプも不要となっています。
  • 検索要件の緩和
    電子データ保存をする場合、必要なデータを閲覧できるようシステムに検索機能を搭載する必要があります。これまでは、「①取引年月日、勘定科目、取引金額など帳簿の種類に応じた主要な記録項目で検索」「②日付または金額の範囲指定で検索」「③二つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索」の3つの検索要件を確保する必要がありました。
    今回の改正で、①の検索要件は「年月日、金額、取引先」の3つの条件に限定されました。また、税務署からの電子データのダウンロード要請に対応可能な場合、②と③の検索要件を設定する必要はありません。
  • 適正事務処理要件の緩和
    内部不正を防止するため、スキャナ保存の場合は社内規定の整備や、2名以上で事務処理を対応するなどの適正事務処理要件が定められていましたが、今回の改正で廃止されました。今後は1名での事務処理が可能になるなど、より運用がしやすくなっています。
  • 電子取引における書面による保存の廃止
    これまで、所得税や法人税の電子取引情報に関する電子データは、データを印刷し書面で保存することも認められていました。しかし改正後は、書面は認められず、必ず電子データで保存することが必要です。
  • 電子保存義務化の2年宥恕(ゆうじょ)措置(猶予期間)
    改正後は電子取引に関する情報の電子保存が義務化され、これまで書面で保存していた企業は社内システムの整備が必要となります。しかし、短期間で対応できない企業も多くあることから、やむを得ない事情がある場合は2023年12月末までは書面での保存が認められています。企業はこの猶予期間の間に電子化へ向けた準備を早急に進めなくてはなりません。

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