ビジネスにおいて、あらゆる情報を電子化することは必須とも言える時代になってきました。そしてその電子化した情報を効率よく活用するために、さまざまなシステムが作られています。いわゆる「業務システム」というものです。業務システムとは、業務に使用するシステム全般のことを指します。

業務システムは、主に基幹系システムと情報系システムに分かれます。

• 基幹系システム
  基幹系システムは、企業や組織の事業活動に直結するシステムを指します。
  具体的にはメーカーなどの生産管理システムや在庫管理システム、銀行における勘定系システム、バックオフィスに欠かせない人事給与システム、会計システムなどが挙げられます。また、自治体の住民情報関連システム、税務関連システムも基幹系システムになります。業種によって基幹業務が異なるので、基幹系システムもさまざまです。
• 情報系システム
  情報系システムは、組織内外のコミュニケーションを効率的にするシステムを指します。
  具体的にはメール、スケジューラー、社内SNS、WEB会議、タスク管理などが挙げられます。

基幹系システムは、停止してしまうと業務そのものに支障をきたす恐れがあります。一方、情報系システムは停止することによって利便性が低くなりますが、業務そのものへの影響はそれほど大きくはありません。
また、基幹系システムは情報漏えいなどのリスクが大きく、セキュリティ対策に万全を期する必要があります。そのため、情報系システムよりメンテナンスの頻度が多くなる傾向があります。
このことから、基幹系システムと情報系システムは別々に導入して管理・運用するのが望ましいと言われます。

もう一つ、業務システムの導入で考慮すべきポイントは、開発済みのパッケージ製品を使うか、業務に合ったものを一から構築するスクラッチ開発にするか、ということです。
それぞれにメリット・デメリットがありますので、自社にあったものをしっかりと検討しましょう。

パッケージ製品

パッケージ製品は、その業務を管理するために必要な項目や処理を、予め想定して開発しています。いわゆる雛形のようなものです。ですから実際の業務フローと違っていても、パッケージに合わせた調整がきくのであれば、おすすめです。
パッケージ製品を使うメリットは初期費用が抑えられることと、運用開始までが短期間で導入できることです。また、利用環境に応じたバージョンアップが用意されていることも多く、再構築の際もスムーズに移行できたり、サポートが充実しているケースが見られます。デメリットとしては、パッケージに合わせた運用となるため、業務内容に新たな要素が加わったり変更が起こった際に柔軟な対応が難しいことです。さらにライセンス料などがかかる場合は、利用人数が多いほど運用コストがかかります。

スクラッチ開発

業務に合ったシステムを構築するのがスクラッチです。
メリットは何と言っても業務フローにフィットした運用ができることです。業務の拡大や変更などによる機能拡張や、運用開始後の使い心地をフィードバックしたバージョンアップなど、細かな要件にも対応しやすいことが魅力です。デメリットとしては、初期費用が高額になること、要件定義から開発、検証など導入までに時間がかかることが挙げられます。

初めてシステムを導入するという場合は、まずパッケージ製品を取り入れてみて、そこからスクラッチ開発に移行するのも一つの方法です。また、パッケージ製品にはカスタマイズが可能なものも多いので、そういったサービスをチョイスするのも良いでしょう。

最後に主な業務システムを紹介します。

• CRM（顧客管理）
  Customer Relationship Managementの略。顧客との関係を管理するシステムです。
• SFA（営業支援）
  Sales Force Automationの略。営業活動を支援するシステムです。

• ERP（統合基幹業務システム） 
  Enterprise Resource Planningの略。販売管理、生産管理、在庫管理などに加えて会計や人事給与システムの統合システムです。
• SCM（サプライチェーン管理） 
  Supply Chain Managementの略。サプライチェーンの管理システムです。
• KM（知識共有）
  Knowledge Managementの略。知識共有のためのシステムです。

• BI（情報分析） 
  Business Intelligenceの略。電子化した情報を分析し、経営上の意思決定に活用するシステムです。

いくつかのシステムを導入しているケースや、複数の業務を統合しているシステムの場合は、全体像を把握するためにシステムと業務の関係を鳥瞰図化することがおすすめです。顧客とその先のエンドユーザー、ビジネスパートナーやサプライヤー、そして自社の三つを配置し、システムがそれをどう繋ぐのか可視化するのです。これにより、バランスの取れた管理が可能となります。また、自分が担当している業務に使用されているシステムだけでなく、前工程と後工程で使用されているシステムにも関心を持つことで、より全容をつかめるようになります。

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