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ハンコの電子化とハンコ文化の継承

古くは紀元前7000年以上前からあると言われる印章。日本ではハンコ(判子)と呼ばれ、日常で欠かせないアイテムとなっています。特にビジネスでは契約書や請求書など、さまざまな場面で押印が必要です。そんな中、新型コロナウイルス感染症対策で私達の暮らしや働き方は大きく変化し、接触を避ける意味でも「脱ハンコ文化」が唱えられるようになりました。これにより、承認のしるしや合意の意思確認としての押印は、廃止やデジタル化推進へと大きく舵を切ったのです。

電子契約書などの場合、電子署名と言って認証局が発行する電子証明書が付与されたデータが署名として使われます。また、電子印鑑と言って、印面を電子化したものもあります。こちらは証明書がつかないため法的書類などには使えませんが、見た目がハンコと同様なので浸透しやすく、承認や申請、回覧といった組織内で使う認印のような使い方には向いています。

この電子印鑑、日本社会におけるハンコ文化を継承しているもう一つの面もご紹介しましょう。それはハンコにまつわるマナーと言われるものです。

日本特有のハンコマナー「お辞儀ハンコ」は電子化できるのでしょうか?

日本には「お辞儀ハンコ」という文化があることをご存知でしょうか。
書類を回覧するなど複数人の承認印が必要な場合、左から右へ役職が高い順に押印スペースが設けられます。つまり一番左が一番地位の高い人になるのですが、それぞれ部下の人が左の上司にお辞儀をしているよう少し左へ傾けて押印することを「お辞儀ハンコ」と呼び、マナーとして浸透しているオフィスが多いのです。

お辞儀ハンコは目上の人に敬意を表するものですが、時代遅れではないかとの意見もあります。また、斜めではなく逆さまに押印することもあるようです。これはその書類の内容に不本意であるという意志が込められています。例えば【部長 ← 課長 ← 担当者】の並びで承認をもらいたい状況で、課長が不在でした。そして先に部長の承認を得て押印してもらったとします。後で目を通した課長がその書類に賛成できない場合、その意思を表すためにハンコを逆さまに押す、というケースです。

これらはオフィス内部でのハンコマナーですが、外部に向けた文書の場合は真っすぐに押印することが基本です。斜めになっていると雑な印象を与えてしまうためです。きちんと真っすぐに押すことで相手に誠意が伝わるとされています。

また、ハンコの押し方だけではなく大きさにもマナーがあるとされています。
認印の大きさは男性が12.0mm〜13.5mm、女性が10.5mm〜12.0mmが目安と言われ、男性の方が大きいものを使う風潮があります。「女性の方が小さい」というと、男尊女卑のように思われる方がいらっしゃるかもしれませんが、違います。一般的に女性の方が体格が小さい = 手のサイズが小さいという傾向があり、物理的に押しやすい大きさを考慮すると男性よりも小さなサイズが手に収まりやすく良いとされているのです。
ただし、立場を考慮したサイズというものもあります。男女に関係なく上司よりも大きいサイズのハンコを使うのはタブーとされるため、これから初めてハンコを作るというような社会人一年目の人は小さいサイズを、反対に役職についているような人は大きめのサイズにすると良いようです。

このように、角度を変えた押印や大きさのルールなど日本独特のハンコ文化がありますが、実はデジタル端末で押印できる電子印鑑もこれらに対応できます。さまざまな電子印鑑のサービスがありますが、角度を変えて押印できるものがあります。SNSでは「古い慣習だ」と呆れている声も多く見られますが、ハンコを斜めに押すことを推奨している訳ではなく、傾けて押せるようにして欲しいという消費者の要望に応えたということです。ちなみに、特にこの要望の声が大きかったのは官公庁界隈と言われています。日本が古い商習慣から脱却するのはまだまだ時間がかかりそうですが、敬意を表す「お辞儀ハンコ」や不本意を表明する「逆さハンコ」などができる電子印鑑の登場によって、より一層、書類の電子化が進んでいくことでしょう。
電子データ化センターではご要望に応じた電子化をご提案いたします。ぜひ、お気軽にご相談ください

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