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オフィスの減災に電子化ができること

近年、台風や豪雨、竜巻、土砂崩れなど天候による自然災害が頻発するようになり、同時に災害被害ゼロを目指す「防災」よりも、最小限に抑える「減災」という考え方が広がっています。減災は「災害が発生すること」、そして「被害が出ること」を前提とした考えで、その被害をできるだけ軽減することを目標とした取り組みです。

災害は「起きるもの」と想定して準備をすることも大切です。

減災の基本は「公助(国が助ける)」「自助(自分の身を守る)」「共助(身近な人や地域で助け合う)」がそれぞれ機能し、連携していくこと。そのためには事前にシミュレーションをし、状況に応じた備えや対応を考えておきます。

オフィスの減災も同様で、公助を待つだけではなく自助、共助が必要です。このうち、自助に大きく関わってくるのがBCP(ビーシーピー:事業継続計画)対策です。
BCPとは災害に限らず、その事業が緊急事態に陥った際、経営資源の損害を最小限に抑えつつどのように継続させるか、そのための計画を指します。危機に直面した時の初動と、落ち着いて対処できるようになった時の復旧を考えて対策します。

また、BCPと共に進めていきたいのが、情報の電子化です。
貴重な書籍や資料といった「失うと大きな損失となる情報」は、電子化の活用をおすすめしています。特に貴重書、古書は非破壊スキャンで原本を傷つけることなく電子化し、あとは安全で管理の行き届いた場所に保管することで、「経年劣化」「破損」「紛失」といった日常のリスクからも守ることができます。また、大きな図面やポスターなど、規格外のサイズでも対応可能なシートスキャンもおすすめです。
もちろん日常扱うさまざまな書類、法的に電子化保存が認められた文書なども、電子化することによって被災からの復旧は格段に早くなります。さらに省スペースや作業効率アップといったメリットもあり、積極的に取り入れる団体が増えてきています。

災害はいつやってくるか予測ができないものです。そして、いくら備えをしていても被害は出てしまうもの。被災したらどのように行動するのか、どのように復旧するのか、というのはオフィスでもしっかり情報共有をしておくのが大切です。
「電子化」は減災にも大きな貢献ができる技術です。この機会に、ぜひご検討ください。

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