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IT資産管理

今や仕事をするうえで欠かせないIT。企業活動においてITを利用するためのもの、ITで得たものを総じて「IT資産」と言い、この管理を「IT資産管理」として適切に行うことが重視されるようになってきました。
IT資産は大きく四つに分類されます。

IT資産はありとあらゆる場所にあります。

1、ハードウェア

実際に触れたり、操作することができるIT機器を指します。
パソコン、モニター、外部記憶装置、プリンター、ルーター、モデム、サーバー、マウスやキーボード、携帯電話やタブレット型端末などが該当します。

2、ソフトウェア

実体があるハードウェアに対し、ソフトウェアはコンピュータの中にあるプログラムを指します。ハードウェアを動かすためのOS(※)、そしてそのOS上で動くアプリケーションソフトウェアが該当します。アプリケーションソフトウェアの種類にはメールソフトやブラウザ、ワープロソフト、表計算ソフト、会計ソフトなどさまざまなものがあります。
※OS:Operating System(オペレーティングシステム)の略。Windows、Mac OS、Linuxなどがあります。

3、データ

アプリケーションソフトウェアで作成された情報がデータです。企業固有のものであり、機密性の高いものも含まれます。データが流出することで損害を被ったり、信用を落として致命的な打撃を受けたり、大きな事案へと発展しやすいため、特にしっかりとした管理体制を求められます。
データは、顧客情報、社員の個人情報、研究資料、契約書などが該当します。

4、各種ライセンス

ライセンス(License)とは許諾を意味する英語ですが、IT資産としてはソフトウェアの使用権に関する契約のことを指します。一度契約すればずっと使えるライセンスだけではなく、有効期限のあるライセンスもあります。また、クラウドサービスの場合はライセンスではなく個別のログイン情報が必要です。


これらIT資産をきちんと管理することで大きなメリットを得られます。
まず一つ目はセキュリティ対策が向上することです。
誰が何をどんな状態で使っているかを把握することで、問題が起こった時に必要な対処が見えやすくなります。また、外部からの不正アクセスに対して、ソソフトウェアのバージョン管理やウィルス対策は必須とも言えます。これを一括管理することで漏れなく施策できるでしょう。さらに、顧客情報や研究資料などデータの管理には、誰がどの情報にアクセスして良いのかを明確にすることで漏洩を防ぐ効果があります。

二つ目はコストの合理化です。
例えばハードウェア、ソフトウェアの数や性能を正確に把握し管理できていれば、不要な機器の購入やライセンス契約の見直しが図れます。逆に機器の老朽化を予期し、計画的に新しい機器へと移行できるでしょう。また、使用状況を一元管理することで、作業工程の見直しなども期待できます。

三つ目はコンプライアンス強化です。
データへのアクセス権を明確にしておくことで、不正の機会を減らします。また、ライセンス関連の違反(ライセンス範囲を超えた使用)を未然に防ぐ、機器の盗難・紛失を監視できるなど、コンプライアンスを意識した組織づくりに寄与します。

それでは、実際にはどのようにすればよいのでしょうか。
もし、マンパワーに余裕がある場合は専門部署を作ったり、規模の小さい団体であれば担当者を決めて管理をしてもよいでしょう。組織内だけで対応するのが難しい場合は、市販のIT資産管理ツールを利用したり、専門の外部サービスを導入するのがおすすめです。インターネットで検索するとこれらの比較サイトなどもありますので、参考にしてみてはいかがでしょうか。その際はテレワーク対応も含めた管理ができるものをおすすめします。

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