新型コロナウイルス感染症の猛威に見舞われた2020年。未知のウイルスになす術もなく、世界中の多くの都市がロックダウンになるなど、私たちの生活は大きな変化を強いられました。中でも働き方については急速に変転し、テレワークが拡大。今まで対面で行われてきた社内ミーティングや取引先との打ち合わせなどは、遠隔でも顔を見て話せるWeb会議がスタンダードになりつつあります。

Web会議はインターネット環境とパソコンやタブレット、スマートフォンなどのデバイスさえあれば、どこでも会議、打ち合わせ、商談などを行うことができます。主なWeb会議システムには以下のようなものがあります。

Zoom

Zoom Video Communications社が提供するWeb会議システムです。背景に好きな画像を取り入れたり、画面共有やクラウド録画機能もあります。

Microsoft Teams

Microsoft社のコラボレーションプラットフォームです。Web会議だけでなく、Word、Excel、PowerPointなどのMicrosoft365ファイルの同時編集を行うこともできます。

Skype Meet Now

Microsoft社が運営する「Skype」が2020年4月からスタートさせたWeb会議サービスです。
無料で使え、アカウント取得やアプリインストールが不要。すぐに使えるのが特徴です。

Google Meet

Google社が提供するコミュニケーションツールです。以前はGoogle Workspace（有料）内のサービスでしたが、2020年5月からはGoogleアカウント（無料）を持っていれば利用できるようになりました。

新型コロナウイルス感染症禍前は、顧客や社外スタッフとの打ち合わせ、商談などの際に名刺交換がつきものでした。名刺交換をすることで、先方の部署・役職名などの情報を正確に把握でき、人脈を広げる効果があります。さらにPRしたい情報をギュッと詰め込めるQRコードを併記したり、資格や認定マークを記載して信頼を得たり、小さな紙一枚が大きなビジネスチャンスにつながる役割を担っているのです。

そしてWeb会議を行うことが多くなってきた昨今、最初に自己紹介をしても正確な情報を記録しそびれてしまうこともあるでしょう。そこで、役立つのがオンライン名刺交換です。代表的な名刺管理ツールをご紹介します。

Eight

Sansan株式会社が運営する、個人向け名刺アプリです。Eightを使用していない相手でも名刺交換をすることができます。無料ですが、有料プラン「Eightプレミアム」に登録すると連絡先アプリと連携するなどの限定サービスが利用できます。

Sansan

Eightと同じくSansan株式会社が運営する法人向けクラウド名刺管理サービスです。オンライン名刺では代表的といっても良いツールでしょう。Sansanは有料で、サービス内容によって料金プランが異なります。

zooome

株式会社クリップが運営するWeb会議用の「バーチャル背景名刺」作成ツールです。バーチャル背景を名刺として活用できるため、とてもスマートです。無料プランのほか、オリジナルデザインや自社のロゴを使う、動画を入れるなどカスタマイズオーダーができる有料プランがあります。

対面での名刺交換と比較してオンライン名刺交換にはさまざまなメリットがあります。

• 相手の情報をきちんと確認できる
  オンライン上で出会った相手の名前、メールアドレス、電話番号などをきちんと把握することができます。
• データ管理がしやすい
  オンライン名刺は相手の情報をそのままデータとして保存できるので、管理が容易です。
• 紛失の心配がない
  紙の名刺は紛失するおそれがありますが、オンライン名刺は情報をそのままデータとして保存できるので紛失の心配がありません。
• アイスブレイクに使える
  初対面の相手であったり、大切な商談などは緊張するものですが、その緊張をほぐすアイスブレイクの手段としてオンライン名刺交換は有効です。
• 情報を盛り込める
  オンライン名刺の場合、会社のHPや製品情報のURLやQRコードなど多くの情報を盛り込むことができます。
• 印刷コストが不要
  紙の名刺のように印刷しなくてもいいので、コスト削減になります。また、紙の名刺のようになくなることがないのもメリットです。

反対にオンライン名刺は書き込みができない、システムへの依存が高く、システムがメンテナンス中であったり、インターネットの環境が不安定な場合、名刺交換ができなくなってしまうこともあります。

移動の必要がなく、時間や経費の節約になるWeb会議での打ち合わせや商談は、これからもますます増えていくと見込まれます。それに伴ってオンライン名刺交換の需要も高まるでしょう。新人研修のように、オンライン名刺交換の研修を行ったりするのもおすすめです。スムーズな流れを作るためにも、事前に準備を整えておきましょう。