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文書の「保管」と「保存」

オフィス内にはたくさんの書類があります。
普段何気なく「文書を保管する」、「文書を保存する」という言葉を使っていると思いますが、この「保管」と「保存」の違いについでご存知でしょうか。一般的に「保管」とは、”物品を預かって、傷つけたり失ったりしないように保存・管理すること”(デジタル大辞泉より)です。一方「保存」とは”そのままの状態に保っておくこと”(デジタル大辞泉より)です。どちらも似たような意味ですね。

きちんと「保管」、「保存」することでさまざまなメリットが生まれます

文書管理における「保管」と「保存」については、もっと厳密な違いがあります。文書の発生から廃棄に至るまでを6つのプロセスに分けた「文書のライフサイクル」という基準がありますので、こちらに沿って説明しましょう。

文書のライフサイクル
1.作成 → 2.登録 → 3.利用 → 4.保管 → 5.保存 → 6.廃棄

4の「保管」は、3で利用された後にも活用できるよう管理することです。プロジェクト自体は終了していても別のプロジェクトに流用したり、過去の事例として参照したりと、使用頻度は高めです。書類ではあれば、ファイリングしてオフィス内のキャビネットなどで管理されます。また、保管期限は原則1年としているところが多いようです。

5の「保存」は、もうあまり使わなくなった文書を現状維持しながら管理することです。使用頻度は低くても、法令によって保存期間が定められているものや資産として残すべきもので、引き続き管理しなければなりません。すぐに必要としないため外部の倉庫や書庫で管理されることも多いようです。

このように「保管」と「保存」を適切に使い分けることで文書が整理され、利用しやすくなります。また、オフィス内のごちゃごちゃも解消され、セキュリティ的にも適切に対処できるようになります。保管から保存へ移行し、さらに保存期間を経て廃棄に至るまでをきちんと管理することは、情報漏えいのリスクを引き下げることにつながるのです。

この「保管」と「保存」を管理するために、書類を電子化するというケースが非常に多く見られます。書類を電子化することは、次のようなメリットがあります。

●業務の効率化が図れる
文書を電子化することで、簡単にデータを共有することができます。また、検索性が上がることから業務効率にも好影響があるでしょう。閲覧の制限がかけやすく、アクセス履歴も残せるようになるためセキュリティ面の向上も期待できます。

●管理がしやすい
電子化すると「保管」から「保存」、「廃棄」への流れをスムーズに行うことができます。

●管理維持コストの低減
書類での「保管」「保存」は、物理的なスペースが必要なだけではなく光や温・湿度、汚れからの保護、施錠やカメラ設置などの防犯対策…さまざまなコストがかかります。

ただし、電子化する際もコストはかかりますし、利用者にITリテラシーがないとせっかくのデータを活用できないなどの問題点があります。そこでおすすめしたいのが優先順位をつけながら電子化を進めること。「利用頻度の高い書類」、「原本の劣化を防ぎたいもの」、「重要度の高い書類」などからミニマムに導入してみるのです。逆に量はあっても利用頻度が低い書類は電子化コストと保管コストを比較して、外部の倉庫などに預けることも検討してみては。決して全てを電子化するのが正解ではありません。

電子データ化センターではペーパレスアドバイザー1級のスタッフが現状を丁寧にヒアリングし、コストや活用したい内容に合った電子化をご提案いたします。ぜひ、お気軽にご相談ください

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