電子化した書類の処分方法は？
仕事をしている人であれば、日々さまざまな書類を目にしているでしょう。そしてその中には、漏えいすることで大きな損害が出る文書があります。いわゆる「機密文書」です。
「機密文書」は経営計画書や研究データ、極秘プロジェクトなど企業の根幹に関わる情報だけではなく、取引先、人事データ、顧客情報、営業ノウハウ、マーケティング手法など、その種類や重要度は多岐にわたります。これらの情報が外部に漏れてしまうと、企業の存続を揺るがすことにもなりかねません。しかし、新入社員が手にする文書と取締役が扱う極秘プロジェクトの文書は重要度が違ってきます。一般的に、情報が漏えいした場合のリスクに応じて文書の性質を3つに分類し、適切に管理することが求められます。3つの分類とは下記です。
社外秘文書
機密性としては3つの中で一番低いものとなりますが、外部に公表すると何らかの不利益を受ける可能性がある文書です。従業員であれば誰もが共有可能なもので、企画書や顧客リスト、企業が独自に行った調査の結果などが該当します。
秘文書
社外秘文書よりも機密性が高いもので、その業務の関係者以外は閲覧することができない文書です。人事関連、従業員の個人情報、重要契約書類などがこれに当たります。
極秘文書
最も重要とされる文書で、高い機密性を求められます。未公開の経理文書や未発表の研究データなど、企業の中でも限られたごく一部の者のみが存在を知るものです。もし漏えいしてしまうと大きなダメージを受ける恐れがあります。
また、2017年に改正された個人情報保護法の施行によって、法的にも機密文書を適正に管理することが求められています。改正前は「個人データ取り扱い5000件以上」という基準がありましたが、それが撤廃され、ほとんどの企業が該当するようになりました。
業務の中で扱う書類に顧客のメールアドレスが記載されていた、などのように、ほんの一部でも個人情報が含まれていれば機密文書として扱う必要があります。全ての文書を適正に管理・処分することが望ましいでしょう。
機密文書の処理方法は、大きく分けて「シュレッダー処理」、「焼却処理」、「溶解処理」の3種類があります。
- シュレッダー処理
シュレッダーを使用して、機密文書を裁断処理します。
〔メリット〕
すぐに処分できて手軽。自社内、出張型の場合は目の前でシュレッダーにかけることで、確実に書類が裁断されることを確認できるため、安心感もあります。
〔デメリット〕
大量の書類を処分するには時間がかかるため、不向き。また、ステープラーの針やクリップを外す作業が発生し、手間がかかります。 - 焼却処理
サービスを依頼した会社が機密文書を引き取り、焼却処理施設まで搬送、焼却します。
〔メリット〕
大量の書類も一度に処分することができ、拘束時間も短時間ですみます。
〔デメリット〕
搬送時の機密文書の盗難・紛失のリスクが考えられます。また、焼却時にCO2やダイオキシンが発生するので、環境への負荷がかかります。 - 溶解処理
サービスを依頼した会社が機密文書を引き取り、溶解処理施設まで搬送、溶解します。
〔メリット〕
大量の書類を一度に処分することができます。無開梱のまま溶解処理ができるので、機密文書漏えいリスクが極めて低いことも特徴。ステープラーの針やクリップなどを外す必要もなく、手間が省けます。
〔デメリット〕
焼却処理と同様に搬送時の機密文書の盗難・紛失のリスクがありますが、業者ごとにセキュリティレベルも異なるので、信頼できる業者に依頼することがポイントです。
このように機密文書は最後までしっかりと管理し、処分する必要があります。
電子データ化センターでは、お預かりした書類を電子化したのち、ご希望に応じて溶解処理もしくは粉砕処理いたします。また、当社では徹底した資源リサイクルをモットーに、溶解処分した書類はトイレットペーパーなどの原料として、ファイルなどは廃プラスチック、小さな紙繊維などは燃料や機能性素材の原料へとするなど、可能な限り再資源化に取り組んでいます。溶解処理した場合は「溶解証明書」を発行しますので、地球環境に配慮する企業としての証明としてもお役立ていただけます。さらに、書類の梱包から配送、データ化、スキャン後の書類の処理までをフルサポートする「電子データ化おまかせ集荷パック」もご用意しておりますので、お気軽にご相談ください。
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