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紙の扱い方と書類の電子化

紀元前2世紀ごろからあると言われる紙。
生活シーンでもビジネスシーンでも使う頻度が高く、身近な存在です。

紙の特性を知って適切に保管しましょう。

紙を使うメリットとして筆頭に上がるのが、一覧性の高さです。広げて全体を見ることや、数枚を並べて見ることが容易です。また、数人で共有して見る閲覧性にも優れています。
書類や参考資料などを紙で配布した場合、書き込みができ、内容が頭に入りやすいということもメリットの一つでしょう。

デメリットとしては、場所をとる、劣化するなどが挙げられます。適切な管理を怠ると、紙は変色や破損ですぐに劣化してしまいます。劣化原因としては、下記があります。

日光(紫外線)による変色

紙の原料である木に含まれる「リグニン」という成分が、紫外線で変色する原因です。
日頃よく使われる洋紙(新聞、書籍、雑誌、コピー紙など)は木をそのまま粉砕して作るため、リグニンが多く含まれてしまいます。保管する際は、なるべく日光のあたらない場所に置いてください。

湿度変化による酸化やカビ・害虫の発生

1980年以前は洋紙を作る際、インキのにじみを防ぐ加工を施していました。その工程で使われた「硫酸アルミニウム」という成分が、紙を酸化させる原因です。この成分は湿度の変化によって紙に含まれる水分を放出してしまうため、最終的には触れると割れてしまうほどパリパリになります。
また、湿度が高くなるとカビや害虫が発生します。一般的に紙を保管する環境では湿度が50%程度が良いと言われています。60%を超えるとカビが発生しやすくなりますし、カビの発生しやすい状況となるとダニや紙魚(シミ)なども発生しやすくなります。

ホコリの蓄積や皮脂などによるカビ・害虫の発生

ホコリにはダニの死骸やカビの胞子が含まれていることが多く、放置しているとそれらをエサとして害虫が繁殖してしまったり、カビが広がることがあります。また紙を扱っている際、手指についた脂が本にしみてしまい、それを養分としてカビが発生することもあります。
保管している紙類は定期的にホコリを払う、紙を扱う前はしっかりと手を洗ってから、などを習慣づけておくと良いでしょう。

重力による変形、損傷

紙一枚だけでは立てることはできませんが、本や雑誌、ファイルに閉じた書類などは立たせることができます。これらはしっかり立てて保管します。中綴じの本など倒れやすいものにはブックエンドを使い、まっすぐ立てておけるようにします。平積みのまま時間が経つと、表紙同士がくっついてしまい剥がすときに破れてしまうなど、損傷の原因となります。
逆にコピー紙の紙の束などは平積みにしておきます。表紙がなく、綴じてもいない紙は重力の影響を受けやすく、だんだんと倒れてきて束全体が曲がってしまうなどの原因となります。
ファイリングされている書類も電子化して業務効率をあげましょう!

今回ご紹介した以外にも劣化の原因となる要素はあります。
日常業務に加え、こういったことへの対策をしていくことが難しいオフィスも多いです。そこで電子化を利用したい、とご相談いただくことも増えました。貴重な本、数の少ない資料など重要度の高いものから電子化をし、原本は専門の保管庫を借りて管理します。保管する量が少ない場合は専用の保存箱や調湿紙を使って社内管理することも可能です。保存箱や調湿紙は、温湿度の変化を抑える効果を持っており、特に保存箱ならホコリや紫外線も避けることができるので、とても管理しやすくなります。

書類に関しては、よく使うものから電子化することをおすすめします。また、共有することで業務効率があがる性質の書類も優先度を高くします。そうは言っても、それを調べたり選別するのが難しい…そう考えて電子化が遠のいてしまうケースも多いです。そんな場合は、ぜひ電子データ化センターにお問い合わせください。ペーパーレスアドバイザー1級取得の社員が、どんなものを電子化すべきかを含めご提案させていただきます。

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