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オフィス改革で働きやすく、効率的な職場に!

2018年に成立した働き方改革によって注目を浴びた「オフィス改革」。新型コロナウィルス感染症対策によってテレワークに取り組む企業が増えたいま、アフターコロナを想定した新しいオフィス改革が進んでいます。

コミュニケーションを重視するテーブル型のワーキングスペースなど、オフィス改革で生産性をアップ!

オフィス改革とは、オフィスのレイアウトやツールを変えることで従業員が働きやすい環境を作り、生産性の向上や従業員のコミュニケーション促進、メンタルヘルスへの対策、コスト削減などを目指します。では具体的にどんなことがオフィス改革になるのでしょうか。実例をあげてみます。

1、フリーアドレス制

フリーアドレス制とは、決まった座席を設けず、その日の業務内容に合わせて自由に席を選べるオフィススタイルのことです。主に営業やSEなど、社内に常時在席する社員が少ない企業で取り入れられています。逆に事務や経理、デザイン関連など自席での作業を中心とした部署、機密情報の扱いが多い企業は、向いていません。
フリーアドレス制では、集中して作業したい場合はブース型、コミュニケーションを重視したい場合はクリアタイプの間仕切りがあるテーブル型、気分転換やランチ後の眠くなる時間帯にはスタンディング型、ZoomなどWEB会議で使いたい場合は静かな個室型、など、さまざまなタイプの座席を用意し社員に選択させます。上手に導入すれば効率アップやコミュニケーションアップにつながりますが、失敗すると不便さを感じたり非効率につながることもあります。失敗する主な原因としては、下記があげられます。

  • 導入目的が明確になっていない、または周知されていない
  • ペーパーレス化が徹底されていない
  • クラウド化が進んでおらず、リモートワークができない
  • ルールが作られておらず、行きあたりばったりで運用

フリーアドレス制の導入を円滑に進めるには、まずは取り組みやすい「ペーパーレス化」「クラウド化」から始め業務がどう変わるかを確認します。そしてフリーアドレス制を導入することで何を達成したいのか、そのためにどんなルールが必要かを協議しましょう。その他導入に必要な環境整備が整ったら、まず部署内だけでフリーアドレス制を取り入れるなど、トライアルを経てから社内全体へと繋げていくのが良いようです。

2、アジャイル・オフィス

「敏捷」や「素早い」などの意味を持つアジャイル(Agile)は、もともとシステムやソフト開発手法の用語として「アジャイル開発」「アジャイル・ワーク」のように使われていました。
最初からしっかり計画しそれに従って開発を進めるのではなく、小単位での開発とテストを繰り返して進めていく手法で、開発期間が短縮されると共に状況に応じて素早く変化できる柔軟さが備わります。
この「状況に応じて素早く変化できる柔軟さ」をオフィスに取り入れたのがアジャイル・オフィスです。限られたスペースを多様に使い分けることのできるレイアウト、オフィス家具を取り入れます。企業の成長や業務の変化に柔軟に対応できるということで、新型コロナウィルス感染症対策においても注目を集めています。

3、ABW(エー・ビー・ダブリュー)

ABWは「Activity Based Working」の略で、フリーアドレス制よりもさらに自由度の高いワークスタイルです。フリーアドレス制が決まった座席を設けないのに対し、ABWはオフィス以外の場所も含んだ働く場所自体を選ぶことができます。同じ空間にいることが少なくなるため人事管理が難しくなる反面、自己裁量で働くことがモチベーションにもつながり、生産性の高い仕事ができるという結果も出ているそうです。難易度は高くなりますが、より自由に働けることはこれからのアフターコロナ時代に適しているとも言えます。

4、さよならオフィス

新型コロナウィルス感染症対策により、テレワーク導入が進むうちに出てきた「オフィス不要論」。高い賃料を払ってまでオフィスを保持する必要があるのか?という考えから、思い切ってオフィスを解約する中小企業が出てきているそうです。これにより住む場所も自由に選べるようになった、通勤や出社に伴うストレスや出費を抑えることができた、ライフワークバランスが取れるようになった、育児や介護の手伝いができるようになった、などのメリットがあげられています。デメリットとしてはやはりコミュニケーション面が大きく、例えばコロナ以前からオフィス以外で働くリモートワークを推奨していたIBMやYahoo!は、オフィスでのコミュニケーションこそが良い決断やアイディアにつながると判断し、在宅勤務を一斉に禁止したことがあります。
オフィス不要とした企業の中では、ビデオ会議システムを使ってランチミーティングを行うなど、社員同士のコミュニケーションをはかる工夫をしています。

5、その他、簡単に取り組めるオフィス改革

大々的にレイアウトを変えるオフィス改革ばかりご紹介しましたが、簡単に取り組めるオフィス改革もあります。書類の電子化をはじめとするペーパーレス化、リフレッシュできる休憩スペースの設置、気軽にミーティングが行えるフリースペースの確保などです。また、誰でも利用できるコーヒーマシーンや置き菓子サービスの導入、休憩を短時間の仮眠として使える仮眠スペースの設置などもオフィス改革の一つと言えます。従業員が働きやすいと感じ、パフォーマンスアップに繋がるオフィス作りは総じて「オフィス改革」と言えるでしょう。

おしゃれなデザイナーオフィスで社員のモチベーションもアップ!

アフターコロナでは今まで以上にさまざまな働き方が採用され、それに合ったオフィス環境を整えていく必要があります。いずれもペーパーレス化やクラウドの導入は必須となってくるでしょう。

オフィス改革の第一歩は書類の電子化から。まずは保存しっぱなしの資料や使用頻度の少ない書類から試してみませんか。ご不明なこと、不安に思うことがあればどんどんご相談ください。ペーパーレスアドバイザー1級取得の社員が丁寧にアドバイスいたします。

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