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3-2-1ルール

新型コロナウィルス感染症対策でテレワークが広がる中、書類の電子化が重要視されるようになりましたが、実は「書類管理」を紙ではなくデジタル管理できている企業は、わずか11%という調査結果が出ています(2020年8月31日にアドビ株式会社が発表した調査による)。つまり、8割以上の企業が書類を「紙」で保管しているということです。さらに情報のコピーやバックアップの実施率は68.4%で、約2割の企業では「全く取れていない」「ほとんど取れていない」と回答しています。

近年では大規模な自然災害が多くなり、企業が被災し書類が破損・消失するケースも多々あります。また、ウィルス感染やヒューマンエラーによる情報流出・紛失なども増えています。書類の電子化やデータのバックアップは、BCP(事業継続計画)の観点からも重要なミッションと言えるでしょう。

バックアップは日頃から業務に組み込んでおくべき作業です

バックアップには、確実と言われる方法があります。それが「3-2-1ルール」です。

3 – データは3つ作成

オリジナルデータの他に、バックアップとしてコピーしたデータを2つ作る(合計3つになる)ということを指します。バックアップする情報の内容によっては4つめ、5つめのデータを作り、さまざまな媒体や場所に保存することもあります。

2 – 2種類の媒体に保管

コピーした2つのデータは、破損や紛失の可能性を考え別々の場所に保存します。その際、同じ種類の記憶媒体に保存するとその媒体がもつ特性や寿命も同じになるため、同時期に使えなくなる可能性があります。全く違う種類の媒体で保管することで、こういったリスクも回避することができます。

1 – 1つは遠隔地に保管

火事や自然災害の場合、同じ場所に保管していては同じように被災してしまいます。1つは物理的に離れた場所に保管しておく必要があります。最近はクラウドストレージのサービスが増えてきていますので、そういったサービスを利用するのも良いでしょう。

持ち運びには便利だけれどセキュリティ面は脆弱だったり、セキュリティは良くても持ち運べなかったり...使う場面に合わせたバックアップも必要です

3-2-1ルールに基づいてデータの管理をすることで、予期せぬ事態が発生したときにも大切な情報を失わずに済みます。

ただし、3-2-1ルールはバックアップしたデータの取り扱い基準を示したものなので、バックアップデータ自体の作り方はまた別です。バックアップする頻度は時間か、日にちか、月ごとか、媒体は外付けHDDか、NASか、クラウドか、セキュリティ面は大丈夫なのか、など、対象となる情報の重要度や業務に組み込むボリュームに合わせて検討します。また、データの重要度によってコピーを増やす、媒体を増やす、保管する場所を増やす、といったカスタマイズも検討してみてください。
きちんとルールを決めてバックアップしておけば、いざという時の復旧スピードに差が出ます。

書類のバックアップにお困りでしたら、ぜひご相談ください。利用頻度や重要度を伺って最適な電子化をご提案し、バックアップしやすい状態にいたします。

関連記事:BCP(ビーシーピー)対策

参考

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