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企業防災と電子化

ここ数年、自然災害が多く、大規模地震の発生も近いと予想されています。被災するのは家庭だけでなく、企業においても同様です。事前に対策をしておくことが減災にもつながります。まずはどんな備えが必要なのか、リストアップしてみることから始めましょう。

企業の防災は、まずどんなことが必要なのかをリストアップしてみましょう

企業の防災対策には二種類のアプローチがあります。一つは災害による被害を最小限にするための「防災・減災」、もう一つは災害後の早期回復を目指すための「BCP(事業継続計画)」です。そして企業防災では、いずれも災害後を見据えた対策が求められます。

「防災・減災」は備蓄や避難路の確保、設備の耐震補強、連絡手段の確認のほか、災害の種類に応じた行動マニュアルを作成するなど、従業員の命を守ることを最優先に考えます。そして次に経営資源を守るために必要なことを考えます。

「防災・減災」のために、必要なものを備蓄しておきましょう

経営資源の一つ「情報」は、日々蓄積していくものです。それをどんな風に残していくか、アップデートの方法も含め検討します。紙媒体で保管しているものは被災時に紛失しやすく、劣化や破損も考えられます。これらは重要度に応じて電子化を進めた方が良いでしょう。ただ、やみくもに電子化するのではなく「何のためのデータなのか」を明確にし、運用を考えた電子化が大切です。そしてそのデータをどうバックアップし、更新していくかルール作りも同時にしておきましょう。

企業のデータバックアップについて、理想的な方法としてよくあがるのが「3-2-1ルール」です。これは「オリジナルの他に2つのコピーを作る(3)」、「2種類以上の媒体に保存する(2)」、「1つは違う場所(オフサイト)で保存する(1)」というもの。複数のデータを分散して保存することで、被災によるデータ消失を避けます。

バックアップ方法を確立したら、バックアップスケジュールも作成しましょう。せっかくバックアップをしても、その頻度が低ければ必要なものが抜け落ちる可能性がありますし、逆に頻度が高いとバックアップ作業に時間がかかり、本業がおろそかになってしまいます。そのデータを損失した時のダメージや保存先などを考慮し、日々の業務に支障が出ない範囲でルーティンワークの一つとして組み込むことが理想的です。

電子化したデータのバックアップは、「BCP(事業継続計画)」にもつながります。BCPでは「初動」と「復旧」という2つの対応を策定しますが、被災後に被害状況を確認するにも、被災前の業務を復旧させるにも、どこまで情報がバックアップされているかによって対応スピードが変わってくるからです。

電子データ化センターでは、書類の電子化だけではなくその後の運用、バックアップについてもご相談いただけます。もちろん定期的な電子化も承っておりますので、ぜひお問い合わせください。

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