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その情報、眠っていませんか?データマネジメントで有効活用!

「社内に蓄積した情報を充分に活かせているか?」とお悩みの企業は多いのではないでしょうか。書類の電子化は、企業の持っている情報を分析するための入り口にすぎません。目的に応じた形に整え管理することで、はじめてそのデータを活かすことができるようになるのです。今回は電子化したその先にある、データを活かすために必要なシステム作り「データマネジメント」についてご紹介します。
データマネジメントで社内に眠っていた情報を有効活用!

購入履歴、行動履歴、仕入れや発注データ、お問い合わせ内容、アンケート結果など、社内にはあらゆる情報が存在します。これらは経営資源のひとつとして大いに活用すべきものですが、取得時期のズレや部署の違いなどからきちんと整備されていないケースが多く、結果「活用できていない」と感じる企業が増えています。そこで導入すべきなのが「データマネジメント」です。データマネジメントとは、ただやみくもに情報を電子化して並べるのではなく、活用先や目的の設定をし、登録時のルール作りをし、セキュリティも考慮したうえで取り掛かるべき業務です。

目的の設定

データマネジメントを始める前に必ずやるべき作業が、目的の設定です。何のために必要なデータなのか?これを明確にしておかなければ、登録すべき項目を選定できません。
「業務を最大限効率化したい」「仕入れの合理化」「売上拡大につなげたい」など、どんなことを達成したいのか、まずは社内でよく検討してみることが大切です。

ルールづくり

目的を設定し登録すべき項目を選定したら、登録時のルールづくりをします。実際に活用する現場でどのようにデータを呼び出すのか、社内でよく使われる表現や略語、数字や記号の扱い方などを統一し、誰が使っても同じ結果を得られるものにしなければなりません。
例えば顧客情報に「株式会社電子データ化センター」を入力する際、ルールづくりがされていないと下記のような表記でも登録してしまう可能性があります。

(株)電子データ化センター
電子データ化センター
株式会社 電子データ化センター
株式会社電子データ化センター

本来は1件の顧客データが5件分の顧客データとして登録されてしまうのです。こうなると正しい結果を得ることが難しくなります。きちんと使えるデータにするためには、ルールづくりが必要不可欠なのです。

セキュリティ

情報をデータ化するということは、流出のリスクもありえるということです。企業からの情報漏えいはその組織に大きなダメージを与えるものであり、日頃からしっかりと対策をしておくべきです。
情報セキュリティの基本は機密性、完全性、可用性の3要素と言われています。簡単に説明すると、機密性は「権限のない者に使わせない」ということ、完全性は「改ざんされていない」ということ、可用性は「必要な時に使える」ということです。
そして万一この3要素が1つでも失われたとき、どのようなリスクがあり、どう対応すべきなのかも事前に想定しておくことが必要です。

目的、ルールづくり、セキュリティを事前にしっかり検討することから始めます

事前にこれらの項目をクリアにしておき、その上でデータを入力する場所(データベース)を構築し情報を登録していきます。書類でしか情報が残っていないものは電子化し、OCR処理によって入力可能な状態にします。既に電子化されている情報に関してはルールに沿ったデータに調整し、重複分などもチェックします。こうして登録ができたところで運用開始となります。
そして運用開始後は定期的に情報を更新し、また、セキュリティも更新していきます。

IT化が進み働き方も変わってきた昨今、情報は経営戦略を決定する上での重要な資産と捉え、効率よく活用できるデータマネジメントを積極的に推進していくことが求められています。
電子データ化センターでは書類の電子化だけではなく、その後の運用まで考えたデータ作成を行っております。社内に蓄積しているファイルや資料を活用したいとご検討されている場合は、ぜひご相談ください

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