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文書のライフサイクル

紙文書及びマイクロフィルム文書の電子化プロセスについて定めた日本工業規格【JIS Z 6016:2008】では、文書のライフサイクルについて

文書の寿命特性。又は文書を作成,登録,利用,保管・保存及び廃棄する一連のプロセスの全期間。

日本工業規格 JIS Z 6016:2008 紙文書及びマイクロフィルム文書の電子化プロセスより
http://kikakurui.com/z6/Z6016-2008-01.html

と定義しています。
またこれを定義した公益社団法人日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)では

文書を使う頻度が時間と共に変化すること

公益社団法人日本文書情報マネジメント協会(JIIMA) 「文書のライフサイクル」より
https://www.jiima.or.jp/glossary/文書のライフサイクル/

が文書の寿命特性であるとしています。

つまり文書が発生し活用され、最終的に廃棄されるまでの全プロセスを「文書の一生」と捉え、その都度適切に管理ができるように5段階(乃至は6段階)に分けたものを「文書のライフサイクル」と言います。

各プロセスの構成は、企業によって違いますが、基本的には下記のように分類します。

1、作成

新しい書類を作成したり、メール添付や郵送で外部から送られてくるものを受領するなど、文書が発生する過程です。加筆、修正などもあるため、この段階から電子化しておくことをおすすめします。

2、登録

作成し電子化した文書を「活用範囲」「活用頻度」「重要度」「保存年数」などを考慮したうえで共有スペース(社内サーバ、クラウドなど)へ登録します。その際、データの検索性を高めたい場合はOCR処理を施しておく、表記ゆれ対策として文言の統一をする、利用頻度が高いものは解像度を調整、重要度の高いものはセキュリティを上げておく等、必要な処置をしておくのも大切です。
この段階でしっかりとしたルール作りをしておけば、今後のフェーズがスムーズに進行していきます。

3、利用

文書を目的に応じて利用します。
日常業務に関連した文書であれば、決済や契約、稟議、通達などの業務処理を行うために配布、回覧、閲覧、加工といった方法で利用します。この段階が文書をもっとも活発に運用し広めていくことになるため、電子化した場合、登録時の検索性や安全性の効果が発揮されます。また、紙ベースでの文書利用よりも業務効率が良く、コストダウンを図ることにもつながります。

4、保管

利用された文書は、そのプロジェクトが終了すると同時に不要となります。しかし、後から「過去の事例」として参照したり、別のプロジェクトに流用される場合があるため、すぐに廃棄するのではなく、必要なときに取り出せるよう保管する文書も多く見られます。
あらかじめ電子化しておくことで保管スペースを削減できますし、検索によって探す手間が省け、業務効率を向上させることができます。

5、保存

保管している文書のうち、もう活用することがないと判断されたものは廃棄されますが、法的に保存年数が決められているものや、資産として残すべきものについては、ひきつづき保管しておく必要があります。これを活用される余地のある「保管」と区別し、「保存」と位置付けています。
保存年数がある場合は、いずれ廃棄するものとして分かりやすくしておく必要があります。また、資産として残す場合は、よりセキュリティを強化しておくことが大切でしょう。文書のもつ性格を把握し、それぞれに対応する処置を施します。

6、廃棄

保存年数がたち、法的にも不要となった文書は廃棄します。情報漏えいを考慮しながら完全にデータを削除する必要があります。

文書のライフサイクルを知り、保存すべき書類を電子化して省スペースに!

文書はライフサイクルの各段階によって適切に取り扱うことが大切です。
紙ベースで管理している場合、保管の段階で電子化をご依頼いただくケースが多いのですが、実際には作成の部分から電子化を導入しておくと、より無駄が省け業務効率アップにつながります。

とはいえ、紙ベースは一覧性(複数の資料を並べて見ること)や書き込みのしやすさなどの良さがありますし、一定のITリテラシーがなければ電子化を進めたところで活用ができなくなります。
電子データ化センターではむやみに電子化をするのではなく、ペーパーレスアドバイザー1級のスタッフが丁寧にヒアリングをし、御社に最適な電子化とその活用をご提案いたします。ぜひご相談ください

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