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新型コロナウィルス感染症対策で加速する働き方改革

2018年に成立した「働き方改革関連法(働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律)」によって、労働時間や有給休暇の取得、同一労働同一賃金など、多種多様な働き方が可能となる法整備がされました。(施行は2019年4月より順次開始、同一労働同一賃金の施行日は中小企業のみ2021年4月1日から)
これによりビジネスは「生産性は向上させつつ労働時間はコンパクトに」という方向に転換し、個々の事情に応じた働き方が選択できる社会へと進み始めました。そして今、新型コロナウィルスの猛威によってそれが加速しています。

テレワークも働き方改革の一つの形です

中でも大きく注目されているのが「テレワーク」です。
もともと東京五輪・パラリンピックの混雑回避や、働き方改革の実践としてテレワークの導入を準備していた企業もありましたが、今回の外出自粛要請により一気に推進されました。と同時に浮き彫りにされた問題があります。「書類」の扱いです。

契約書はもちろん、日々の様々な業務には必ず書類が関わってきます。そして書類は紙で保存・共有されるケースが多く、メディアでも押印のためだけに出社しなくてはならない「ハンコ出社」なる言葉まで生まれるほど、テレワーク導入のネックになっていると言われています。実際は押印だけでなく、資料が足りないために止むを得ず出社したり、社外に持ち出せない文書を確認しに行ったりと、肉体的にも精神的にも消耗してしまう出社が報告されているようです。

こういった問題は、書類を電子化することで大幅に解消されます。
ただし、やみくもに全ての書類を電子化するのではなく、使用頻度や重要度などを踏まえて電子化する順番を決めたり、電子化後の使い方を検討してファイル名のつけ方や検索性の高低、元となる紙書類の処理を想定しておいたりと、事前の準備が必要です。まずは電子化のプロである代行業者に相談をしてみるのが良いでしょう。特に今は新型コロナウィルス感染症対策としてテレワーク支援の電子化サービスが多くなっているので、お試し的に利用してみるのもおすすめです。
また、社内でプロジェクトチームを組んでしっかり進めていきたい、という場合にはチーム内に「ペーパーレスアドバイザー」の資格者がいると良いでしょう。

働き方改革を進めるプロジェクトチーム

書類の電子化はテレワークを円滑に進める一助となるだけでなく、働き方改革そのものにつながります。例えば「探している文書を検索で見つけられる」「営業先で予定していなかった資料もお見せできた」「かさばっていた書類を破棄してスペースができた」「1冊しかない貴重本を共有できる」「会議の準備時間が短縮された」など、時短やコストカットへの効果があるからです。
今まさしく書類のためだけに出社しているというお悩みをお持ちだったり、働き方改革を進めたいけれど何から手をつけて良いかを迷っていらしたりする場合は、ぜひお問い合わせください。ペーパーレスアドバイザー1級取得の社員がご相談にお応えいたします。

関連ページ:テレワーク支援のご案内

参考

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