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テレワークに必要な社内整備とは?

新型コロナウィルスの世界的な蔓延により、未曾有の事態となった日本のビジネス界。期せずして「テレワーク」「リモートワーク」という言葉がクローズアップされ、現在も環境が整備されたとは言いがたい状態のまま、半ば強制的に実践されている方も多いかと思います。同時に、こんな時にこそ「電子化」の果たす役割が重要であることも際立ったのではないでしょうか。端的なのが「印鑑を押印するだけのために出社しなければならない」という企業がいまだに多いこと。「ハンコ文化」が未だ根強い日本のビジネスならではの問題です。

印鑑を押印するだけのために出社

また、自宅等でオフィスと同等のテレワーク環境を確保するのもまだまだ容易ではありません。PCはもちろんのこと、社内での機密情報を確実に守れるだけのセキュリティ、それに伴う情報を蓄積する場所の確保等々、ソフト面・ハード面ともに十分な配慮を施さないと情報漏洩のリスクも高まります。「遠隔地からでもクラウドで一括管理可能」という状態が社内間にて構築されていても、アクセス権限をテレワークに切り替えても安全に使えるか、データが活用できる状態に整備されているかなどは日頃のメンテナンスがものをいいます。見切り発車で使い始めてしまうと通常起こりえないトラブルも発生する可能性もあるため、デジタル化した上で「どんな条件でも使える」インフラが整っているかが重要です。

一方、テレワークは悪い事ばかりではありません。現在のような感染リスクが高まっている屋外に出なくても勤務が可能なため、乗り換えや満員電車に長時間揺られるなどのストレスは軽減されますし、人間関係に縛られず、マイペースに業務に集中できるかもしれません。
2020年3月4日にアドビ社が「テレワーク勤務のメリットや課題に関する調査結果」を発表しました。この調査は新型コロナウィルスの感染拡大が懸念され始めた2020年2月中旬の調査のため、デジタル化の流れの中で浸透し始めたテレワークの本来の実態に近い調査内容だと思われますが、その結果であっても「テレワークで働いているときに、紙書類などの処理対応のためにやむなく出社した経験があると回答した人は64.2%」と、ここでも紙の書類の管理がテレワークを推し進める際の大きな課題として挙げられていました。

テレワークの環境を整えるために必要なものは?書類の電子化が急務!

テレワークのデメリットとして「プライベートとの切り分けがしにくい」「他者と意思疎通を図るのが難しい」そして「紙に頼っている部分の業務は手が付けられない」などがよく挙げられます。前述の「印鑑押印問題」は、まさにテレワークにおける最大級の障壁と言えるでしょう。
電子化されていない紙の書類も、印鑑が必要な書類と基本的には同じです。電子化されていない紙の書類を遠隔地から同時に同条件で見たり取り寄せたりすることは不可能に近いため、テレワークの際には活用したくてもできません。同時に紙のままでの経年保管は、劣化や紛失のリスクに晒され続けることにも繋がります。

社会の働き方の変革により徐々に注目され始めていたテレワークでしたが、図らずも一気にその存在感が増した今、メリットもデメリットも理解できる機会が増えたことと思います。日頃の危機管理の一環として、いっそう電子化を推進する力が不可欠です。
電子化への移行作業においては、特に計画初期段階で煩雑な工程が発生しがちです。そんな時こそ、さまざまな業種でのノウハウを持つ私どもにお任せください!
御社のペースに合わせた適切な作業ステップにて、効率の良い電子化をご提案いたします。今後需要が一気に高まることが予想されますので、おおよそのイメージがつかめた時点で早めのご相談をお勧めします。

関連ページ:テレワーク支援のご案内

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