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自分で電子化!「セルフスキャン」6つの方法

働き方改革などで様々な企業・団体で電子化が進むなか、「業者に頼む程の量じゃない」「品質はこだわらない」等の理由でセルフスキャンを行なっている企業も増えてきました。
セルフスキャンの方法はいくつかありますので、ご紹介します。

複合機でスキャンするビジネスマン

1、スキャナーを使う

スキャン専用機器のスキャナーは解像度を細かく設定できるほか、図面や地図といった大きなものを読み込めるタイプや、シートフィードがあって大量の書類を一気に読み込めるタイプ、名刺の電子化に特化したタイプなど、原稿の形態に合わせて様々な大きさ・機能の機器があります。
頻繁に使うものであれば用途に合わせて購入するのも良いですが、業者からレンタルする方法もあります。

関連記事:スキャナーの種類

2、プリンターを使う

自宅などの個人でスキャンを行う場合、もっとも多いやり方がプリンターのスキャン機能を使った方法です。 家庭用プリンターのスキャン機能も解像度が600dpi程度は選べるようになっているので、高品質な仕上がりが不要なのであれば、これでほぼ十分と言えます。

3、コピー機を使う

企業でスキャンを行う場合に多いのが業務用コピー機(複合機)を使った方法です。 ほとんどの複合機はスキャンしたデータを印刷する(コピー)か、データとして送信する(FAX)か、保存するか(スキャン)の機能を有しています。

4、スマホを使う

スマホのカメラで書類を撮影し、スキャナー代わりにすることもできます。スキャン用のアプリも色々と出ていて、斜めに写ってしまった書類をまっすぐに補正したり、複数の画像を1つのPDFに変換したり、OCR処理ができたり、と機能も充実しています。

特に名刺管理はOCR処理までしてくれる無料アプリなどもあり、もらってすぐ電子化できることからも頻繁にスマホが使われるようです。

関連記事:OCR処理

名刺をスマホで撮影をして電子化

5、コンビニの機器を使う

コンビニに設置してあるマルチコピー機でもスキャンを行うことができます。セブン‐イレブン、ローソン、ファミリーマート、ミニストップでは、1枚30円でスキャンできるそうです。(2020年3月現在)

スキャンしたデータは、自分で持ち込んだUSBメモリーに保存します。セブン‐イレブンとミニストップはスマホへ保存することもできますが、それぞれ専用アプリを事前にインストールしておく必要があります。また、USBもスマホも十分な容量を空けておくようにしておきましょう。(できれば、事前にバックアップをしておくことをおすすめします)

・セブン‐イレブン 専用アプリ 「セブン‐イレブン マルチコピー」
・ミニストップ 専用アプリ 「おきがるプリント&スキャン」

6、セルフスキャンサービスを使う

コンビニのマルチコピー機を利用するように、機器だけが置いてあるスペースがあります。「キンコーズ」に代表されるセルフスキャンのサービスです。専用の機器を置いてあるため、高い解像度を選べたり、保存できるファイル形式の種類が豊富だったりと、マルチコピー機では難しいスキャンに対応している場合もあります。

公共の公民館や区民センターなどでも、スキャナーを設置していることがありますので、地元の行政施設に確認してみるのもおすすめです。

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